Datenschutzerklärung

Im Rahmen unserer Geschäftstätigkeit erheben wir möglicherweise Sie betreffende personenbezogene Daten, beispielsweise wenn Sie unsere Internetseite besuchen, uns kontaktieren oder Informationen von uns einholen, Rechtsberatungs- oder sonstige Dienstleistungen von uns in Anspruch nehmen oder anderweitig in eine Geschäftsbeziehung mit unseren Mitarbeitern und Mandanten treten.

Unter anderem verarbeiten wir dabei die folgenden personenbezogenen Daten:

• Grundlegende Daten wie Ihren Namen (mit Namenszusätzen oder Titeln), das Unternehmen, bei dem Sie beschäftigt sind, Ihren Titel oder Ihre Position und die Art der Geschäftsbeziehung
• Kontaktdaten wie Ihre Postanschrift, E-Mail-Adresse und Telefonnummer(n)
• Informationen über finanzielle Angelegenheiten, z. B. über Zahlungsvorgänge
• Technische Daten, z. B. Informationen über Ihre Besuche auf unserer Internetseite oder Ihre Nutzung unserer Applikationen oder in Bezug auf Materialien und Mitteilungen, die wir Ihnen auf elektronischem Wege zusenden
• Daten, die Sie uns für Zwecke der Teilnahme an Meetings und Veranstaltungen übermitteln, einschließlich Anforderungen an barrierefreien Zugang und spezieller Diätwünsche.
• Identifizierungs- und Hintergrundinformationen, die Sie uns im Rahmen unserer Verfahren zur Mandantenidentifizierung übermitteln bzw. die wir in diesem Zusammenhang erheben
• Personenbezogene Daten, die uns durch oder für unsere Mandanten im Zuge der Erbringung von Dienstleistungen für diese übermittelt wurden oder in diesem Zusammenhang von uns erstellt wurden; hierunter fallen unter Umständen besondere Datenkategorien
• Sonstige Sie betreffende Informationen, die Sie uns gegebenenfalls zur Verfügung stellen

• Wir erheben im Rahmen unser Geschäftsprüfungsprozesse Daten von Ihnen, und nach Bedarf Sie und andere Personen betreffende Daten im Rahmen der Erbringung von Rechtsberatungsleistungen. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit b DSGVO (Erfüllung vertraglicher Pflichten/vorvertragliche Maßnahmen)
• Wir erheben Sie betreffende personenbezogene Daten im Rahmen der Überwachung unserer Technologie-Tools und Dienstleistungen; hierzu gehören unsere Internetseiten und der E-Mail-Verkehr zwischen Ihnen und Allen & Overy. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit f DSGVO (überwiegende Interessen von A&O)
• Wir sammeln Sie betreffende Daten, wenn Sie uns diese zur Verfügung stellen oder direkt mit uns in Interaktion treten, beispielsweise durch Kontakt mit unseren Mitarbeitern oder Registrierung bei einer unserer digitalen Plattformen oder Applikationen. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit b DSGVO (Erfüllung vertraglicher Pflichten/vorvertragliche Maßnahmen)
• Wir erheben oder erhalten unter Umständen Sie betreffende Daten von sonstigen Quellen, beispielsweise wenn wir uns zur Berichtigung und Aktualisierung Ihrer bei uns bereits gespeicherten Kontaktdaten öffentlich verfügbarer Quellen bedienen. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit b DSGVO (Erfüllung vertraglicher Pflichten/vorvertragliche Maßnahmen) / Art. 9 Abs. 2 lit e DSGVO.

Allen & Overy erhebt und verarbeitet Sie betreffende personenbezogene Daten in unterschiedlicher Weise, unter anderem durch Ihre Nutzung unserer Internetseite und bei der Erbringung von Dienstleistungen durch uns. Wir verwenden diese Daten zu den folgenden Zwecken:

• Zur Bereitstellung und Verbesserung dieser Internetseite, einschließlich der Prüfung und Überwachung ihrer Nutzung
• Zur Erbringung und Weiterentwicklung von Dienstleistungen für Sie und unsere Mandanten; dies umfasst auch die Verarbeitung personenbezogener Daten von Dritten im Namen unserer Mandanten
• Zur Bereitstellung von Informationen auf Ihre Anfrage
• Zur Bewerbung unserer Dienstleistungen; dies umfasst auch den Versand von Bulletins zu aktuellen Rechtsfragen, Veröffentlichungen und Informationen zu Veranstaltungen
• Zur Pflege und Verwaltung unserer Geschäftsbeziehung zu Ihnen und unseren Mandanten
• Zur Erfüllung von gesetzlichen und aufsichtsrechtlichen Pflichten sowie Anforderungen im Bereich des Risikomanagements; dies umfasst auch die Feststellung, Durchsetzung oder Abwehr von Rechtsansprüchen
• Zur Gewinnung von Mitarbeitern

Nutzung der Internetseite von Allen & Overy

Im Rahmen bestimmter Teile unseres Internetangebots laden wir Sie dazu ein, uns personenbezogene Daten zu übermitteln, beispielsweise im Bereich "Stellenangebote" der "Karriere"-Seiten unseres Internetauftritts oder bei Eingabemöglichkeiten für E-Mail-Anfragen. Der Zweck, zu dem wir an den betreffenden Stellen personenbezogene Daten erheben, ist dort jeweils ersichtlich, und wir verwenden die übermittelten Daten ausschließlich zu dem jeweils angegebenen Zweck.

Unsere Internetseite nutzt Google Analytics, ein webbasiertes Analysetool, das verfolgt, wie unsere Internetseite genutzt wird, und uns darüber Berichte zur Verfügung stellt, damit wir die Seite fortlaufend verbessern können. Zu diesem Zweck platziert Google Analytics kleine Textdateien, sogenannte "Cookies", auf Ihrem Gerät. Die über die Cookies erhobenen Informationen, beispielsweise die Anzahl der Besucher auf der Seite, die angesehenen Seiten und die Verweildauer auf der Seite, werden aggregiert und somit anonymisiert. Weitere Informationen sind dem nachstehenden Abschnitt "E-Mail-Kommunikation zu Marketing- und sonstigen Zwecken" zu entnehmen.

Sie können durch Wahl der entsprechenden Browsereinstellungen die Verwendung von Cookies ablehnen oder eine erteilte Zustimmung jederzeit widerrufen; wir weisen jedoch darauf hin, dass dies die Nutzung unserer Internetseite einschränken kann. Durch die fortgesetzte Nutzung unserer Internetseite ohne eine Änderung der Datenschutzeinstellungen Ihres Browsers erklären Sie sich mit der Verwendung von Cookies durch uns einverstanden. Weitere Informationen über Cookies, darunter Hinweise, wie sie verwaltet und gelöscht werden können, finden Sie hier: www.allaboutcookies.org.

E-Mail-Kommunikation zu Marketing- und sonstigen Zwecken

Um sicherzustellen, dass wir Inhalte bereitstellen, die für Sie von Interesse sind, verwenden wir in unseren Marketing-E-Mails und auf unserer Website Technologien, die protokollieren, ob Sie auf die Links in unseren E-Mails klicken. Falls Sie einem Link zu einer unserer Websites folgen, werden Uhrzeit, Datum und Verweildauer des Websitezugriffs protokolliert. Wir können diese Informationen verwenden um festzustellen, welches Marketingmaterial wahrscheinlich zukünftig für Sie von Interesse ist. Wenn Sie nicht möchten, dass wir diese Informationen aufzeichnen, klicken Sie bitte nicht auf die Links.

Wenn Sie sich entscheiden einen Link zu öffnen, werten wir Ihre Reaktionen auf unsere Marketing-E-Mails aus. Diese Auswertungen verwenden wir um festzustellen, welches Marketingmaterial wahrscheinlich zukünftig für Sie von Interesse ist und welche Informationen wir Ihnen zukünftig senden. Wenn Sie beispielsweise eine Einladung zu einem Seminar annehmen, werden wir diese Information speichern und Ihnen möglicherweise Marketing-E-Mails senden, die für dieses Seminar und die Themen, die es behandelt, relevant sind.

Soweit nach den jeweiligen lokalen Rechtsvorschriften zulässig, nutzen wir unter Umständen auch ein Relationship-Management-Tool, um die Qualität der Beziehung zwischen unseren Partnern oder Mitarbeitern und unseren Mandanten oder potenziellen Mandanten anhand der Häufigkeit des E-Mail-Kontakts zwischen ihnen zu ermitteln. Wir verwenden diese Informationen zur Bewertung, Analyse und Verbesserung der von uns angebotenen Dienstleistungen.

Wenn Sie Marketing-Mitteilungen von uns erhalten, diese aber abbestellen möchten, können Sie uns dies jederzeit per E-Mail mitteilen.

Meetings, Veranstaltungen und Seminare

Wir erheben Sie betreffende personenbezogene Daten, wenn Sie unsere Geschäftsräume aufsuchen oder an Veranstaltungen oder Seminaren teilnehmen, die wir oder unsere Geschäftspartner organisieren. Dabei verarbeiten und verwenden wir Daten besonderer Kategorien, wie beispielsweise Diätwünsche oder Anforderungen hinsichtlich eines barrierefreien Zugangs, ausschließlich zu dem Zweck, Ihren Bedürfnissen Rechnung tragen zu können, sowie zur Erfüllung etwaiger sonstiger uns obliegender rechtlicher oder aufsichtsrechtlicher Pflichten. Gegebenenfalls geben wir Ihre Daten an IT- und sonstige Dienstleister oder Geschäftspartner weiter, die bei der Organisation oder Durchführung von Veranstaltungen mitwirken.

Rechtsberatung und sonstige Dienstleistungen

Wir erheben, erstellen, speichern und verwenden personenbezogene Daten im Rahmen und im Zusammenhang mit der Erbringung von Dienstleistungen für unsere Mandanten. Dabei verarbeiten wir Identifizierungs- und Hintergrundinformationen im Rahmen unserer Geschäftsprüfungsprozesse sowie für Buchhaltungs-, Verwaltungs- und Marketingzwecke, unter anderem für Überprüfungen in Bezug auf Geldwäsche, Interessenkonflikte, Reputation und finanzielle Hintergründe. Darüber hinaus verarbeiten wir personenbezogene Daten, die uns durch oder für unsere Mandanten im Zusammenhang mit unserer Tätigkeit für diese zur Verfügung gestellt werden. Dabei können die betreffenden Informationen an Dritte weitergegeben werden, soweit dies aufgrund der jeweiligen Arbeitserfordernisse angemessen ist. Weitere Informationen hierzu können Sie den nachstehenden Abschnitten "An wen geben wir Ihre personenbezogenen Informationen weiter?" und "In welche Länder übermitteln wir Ihre personenbezogenen Daten?" entnehmen.

Die Verwendung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt auf den folgenden Grundlagen:

• Zur Erfüllung von Verträgen, beispielsweise im Rahmen einer Kontaktaufnahme mit einer natürlichen Person zur Erbringung von Rechtsberatungs- oder sonstigen Leistungen. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit b DSGVO (Erfüllung vertraglicher Pflichten/vorvertragliche Maßnahmen).
• Zur Feststellung, Durchsetzung oder Abwehr von Rechtsansprüchen oder Verfahren. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit b DSGVO (Erfüllung vertraglicher Pflichten/vorvertragliche Maßnahmen)/Art. 9 Abs. 2 lit f DSGVO (Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen).
• Zur Einhaltung gesetzlicher und aufsichtsrechtlicher Anforderungen. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit c DSGVO (Erfüllung vertraglicher Pflichten/vorvertragliche Maßnahmen).
• Zu legitimen Geschäftszwecken. Weitere Einzelheiten hierzu können Sie dem Abschnitt "Wie verwenden wir Ihre personenbezogenen Daten?" entnehmen. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit b DSGVO (Erfüllung vertraglicher Pflichten/vorvertragliche Maßnahmen) / Art. 6 Abs. 1 lit f DSGVO (überwiegende Interessen von A&O).

Die Aufbewahrung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt nach Maßgabe unserer weltweit geltenden Richtlinie für die Datenaufbewahrung (Data Retention Policy), nach der alle von Allen & Overy gespeicherten Informationen bestimmten Kategorien zugeordnet werden und für jede Kategorie die angemessene Aufbewahrungsfrist festgelegt wird. Diese Zeiträume richten sich nach den Anforderungen der einschlägigen datenschutzrechtlichen Bestimmungen sowie dem Zweck, für den die Daten erhoben und verwendet werden, wobei gesetzliche und aufsichtsrechtliche Vorgaben zu Mindestaufbewahrungsfristen, Verjährungsfristen für die Einleitung gerichtlicher Schritte, gute Verfahrenspraktiken und die geschäftlichen Belange von Allen & Overy Berücksichtigung finden.

Wir sind als Anwaltskanzlei international aufgestellt, und alle Informationen, die Sie uns überlassen, können an jedes beliebige Unternehmen innerhalb des weltweiten Netzwerks von Allen & Overy weitergegeben und von diesem verarbeitet werden. Eine Liste unserer Standorte finden Sie hier.

Unter Umständen geben wir Ihre personenbezogenen Daten auch an bestimmte vertrauenswürdige Dritte weiter, mit denen wir Vertragsbeziehungen unterhalten, unter anderem an:

• Unsere Fachberater und Wirtschaftsprüfer
• Externe Dienstleister, an die wir bestimmte Unterstützungsleistungen wie Textverarbeitung, Übersetzungen, Kopieraufträge und Dokumentenprüfung auslagern
• Für Allen & Overy tätige IT-Dienstleister
• Dritte, die wir im Zuge unserer Dienstleistungserbringung für unsere Mandanten beauftragen, wie Prozessanwälte, lokale Rechtsberater und Technologiedienstleister wie Anbieter von Datenraum- oder Mandatsverwaltungsdiensten; in diesen Fällen erfolgt die Datenweitergabe nur mit der vorherigen Zustimmung der betroffenen Mandanten
• Dritte, die bei der Organisation oder Durchführung von Veranstaltungen oder Seminaren mitwirken

Des Weiteren geben wir möglicherweise personenbezogene Daten an Vollzugsbehörden, Gerichte, staatliche Stellen und Vollzugsbehörden weiter, sofern dies erforderlich oder aus den in dieser Richtlinie angegebenen Gründen gerechtfertigt ist. In seltenen Fällen können wir gezwungen sein, Ihre Daten aufgrund gesetzlicher oder aufsichtsrechtlicher Erfordernisse offenzulegen. Wir werden uns in angemessenem Rahmen darum bemühen, Sie hiervon vorab zu unterrichten, soweit uns dies nicht gesetzlich untersagt ist.

Sollten wir in der Zukunft unsere Geschäftstätigkeit insgesamt oder teilweise neu organisieren oder übertragen, müssen wir gegebenenfalls die Sie betreffenden Daten an neue Allen & Overy-Unternehmen oder an Dritte übermitteln, über die die Geschäftstätigkeit von Allen & Overy durchgeführt wird.

Allen & Overy nutzt gegebenenfalls soziale Medien wie Facebook, LinkedIn und Twitter. Wenn Sie diese Dienste nutzen, sollten Sie die Datenschutzerklärung des jeweiligen Anbieters prüfen, um sich zu vergewissern, wie dieser mit Ihren personenbezogenen Daten umgeht.

Wir werden personenbezogene Daten nicht verkaufen, vermieten oder sie Dritten anderweitig zur gewerblichen Nutzung zur Verfügung stellen, es sei denn, Sie haben Ihre vorherige Erlaubnis erteilt.

Zum Schutz Ihrer personenbezogenen Daten vor unbefugtem Zugang sowie unbefugter Verwendung, Offenlegung, Veränderung oder Vernichtung nutzen wir eine Vielzahl technischer und organisatorischer Maßnahmen, die mit den einschlägigen datenschutzrechtlichen Bestimmungen in Einklang stehen.

Allen & Overy LLP verfügt in Bezug auf ihre Dokumentenverwaltungs- und E-Mail-Systeme sowie die Support-Infrastruktur für die Allen & Overy-Büros weltweit über eine Zertifizierung nach dem internationalen Sicherheitsstandard BS ISO/IEC 27001:2013. Es handelt sich dabei um eine von unabhängigen Dritten überprüfte Zertifizierung, die gewährleistet, dass das IT-Sicherheitsmanagement im Einklang mit internationaler bester Praxis erfolgt.

Im Rahmen unserer Dienstleistungserbringung kann es erforderlich werden, Ihre personenbezogenen Daten zu den in dieser Datenschutzerklärung beschriebenen Zwecken an Stellen außerhalb des Landes, in dem Sie uns diese Daten zur Verfügung gestellt haben oder von dem aus Sie diese Internetseite besuchen, zu übermitteln. Dabei können Ihre Daten auch von Stellen innerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) an Stellen außerhalb des EWR oder von Stellen außerhalb des EWR an Stellen innerhalb des EWR übermittelt werden. Nähere Angaben dazu, wie Daten an andere Allen & Overy-Büros oder externe Dienstleister weitergegeben werden können, entnehmen Sie bitte dem Abschnitt "An wen geben wir Ihre personenbezogenen Informationen weiter?"

In Ländern außerhalb des EWR gilt unter Umständen ein weniger strenges Datenschutzniveau als innerhalb des EWR. Sofern dies der Fall ist, werden wir angemessene Maßnahmen ergreifen um sicherzustellen, dass Ihre personenbezogenen Daten weiterhin gemäß den einschlägigen datenschutzrechtlichen Bestimmungen geschützt und sicher sind. Im Verhältnis zwischen allen Allen & Overy-Unternehmen, die personenbezogene Daten weitergeben und verarbeiten, greifen EU-Standardvertragsklauseln. Soweit unsere externen Dienstleister im Zuge der Erbringung von Dienstleistungen für uns personenbezogene Daten außerhalb des EWR übermitteln, sehen unsere schriftlichen Vereinbarungen mit ihnen geeignete Maßnahmen vor, in der Regel Standardvertragsklauseln.

Die Datenschutz-Grundverordnung der Europäischen Union sowie weitere einschlägige datenschutzrechtliche Bestimmungen sehen bestimmte Rechte der betroffenen Personen vor.

Sie haben gem. Art. 15 DSGVO das Recht, von uns Auskunft darüber zu verlangen, welche Sie betreffenden Daten wir gespeichert haben und wie wir diese verarbeiten. Nach den einschlägigen datenschutzrechtlichen Bestimmungen haben Sie gegebenenfalls gem. Art. 16 und Art. 17 DSGVO außerdem ein Recht auf Berichtigung und Löschung sowie gem. Art. 18 DSGVO das Recht, zu verlangen, dass wir die Verarbeitung dieser Daten einschränken, unbefugte Übertragungen Ihrer personenbezogenen Daten unterbinden und – in bestimmten Fällen – Ihre personenbezogenen Daten gem. Art. 20 DSGVO an einen Dritten übermitteln. Unter Umständen sind Sie auch berechtigt, bei einer lokalen Aufsichtsbehörde Beschwerde in Bezug auf die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch Allen & Overy einzulegen.

Wenn Sie der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten, die von uns aufgrund der Rechtsgrundlage des Art. 6 Abs. 1 lit f DSGVO verarbeitet werden, widersprechen oder wenn Sie Ihre Einwilligung zur Verarbeitung gem. Art. 6 Abs. 1 lit a DSGVO erteilt haben und diese später widerrufen, werden wir diese Entscheidung im Einklang mit unseren rechtlichen Verpflichtungen respektieren. Ihr Widerspruch (oder der Widerruf einer zuvor erteilten Einwilligung) kann bedeuten, dass wir nicht in der Lage sind, die vorstehend genannten Zwecke zu erreichen (siehe den Abschnitt "Wie verwenden wir Ihre personenbezogenen Daten?"), oder dass Sie die von uns angebotenen Dienstleistungen und Produkte nicht nutzen können. Wir weisen darauf hin, dass wir auch im Falle eines Widerrufs Ihrer Einwilligung unter Umständen berechtigt sind, Ihre personenbezogenen Daten weiterhin in dem gesetzlich erforderlichen bzw. zulässigen Umfang zu bearbeiten, insbesondere im Zusammenhang mit der Geltendmachung und Verteidigung unserer gesetzlichen Rechte oder der Erfüllung gesetzlicher oder aufsichtsrechtlicher Pflichten.

Wir sind verpflichtet, dafür Sorge zu tragen, dass die Sie betreffenden personenbezogenen Daten stets richtig und auf aktuellem Stand sind. Wir bitten Sie daher um Mitteilung per E-Mail, sollten sich Ihre Daten geändert haben.

Allen & Overy erbringt Rechtsberatungsleistungen über eine Reihe von Unternehmen. Die IT-Systeme von Allen & Overy befinden sich zum überwiegenden Teil im Vereinigten Königreich und unter der Kontrolle der Allen & Overy LLP. Abhängig von dem Standort, an dem Rechtsberatungsleistungen oder sonstige Dienstleistungen erbracht werden, ist der für Ihre personenbezogenen Daten Verantwortliche möglicherweise ein anderes Unternehmen oder ein anderer Rechtsträger innerhalb der Allen & Overy-Gruppe. Nähere Angaben zu den Allen & Overy-Unternehmen, über die wir unsere Tätigkeit in den einzelnen Ländern ausüben, finden Sie hier; hier halten wir auch jeweils länderspezifische Datenschutzerklärungen zur Einsichtnahme bereit, sofern dies nach den vor Ort jeweils maßgeblichen datenschutzrechtlichen Bestimmungen erforderlich ist.

Weitere Informationen

Für weitere Informationen zu unserer Datenschutzerklärung oder unseren diesbezüglichen Verfahren sowie im Falle etwaiger Beschwerden wenden Sie sich bitte an:

Ludger Hartmann, Datenschutzbeauftragter
Allen & Overy LLP 
Bockenheimer Landstraße 2
60306 Frankfurt
E-Mail: Ludger.Hartmann@allenovery.com
Telefon: 069 2648 5000