Praca zdalna: ekwiwalent a ryczałt

Koszty pracy zdalnej

Założeniem ustawodawcy było obciążenie pracodawców kosztami związanymi z pracą zdalną np. kosztami prądu, Internetu lub druku. W tym celu, nowe przepisy dają możliwość wyboru rozliczenia za pomocą ekwiwalentu albo ryczałtu, ustalonym pomiędzy przedstawicielami pracowników, a pracodawcą. Ekwiwalent powinien być uzależniony od rodzaju i wielkości ponoszonych kosztów (np. zużycia energii elektrycznej, Internetu, telefonu, materiałów biurowych, amortyzacji sprzętu) lub jako zwrot kosztów udokumentowanych przez pracownika. Z tego względu rozliczenie ekwiwalentem powinno odzwierciedlać konkretne koszty poniesione przez pracownika. O ile, rozliczenie ryczałtem może być przydatne, jeśli pracowników pracujących zdalnie jest kilku, to przy większej liczbie pracowników zdalnych, rozliczenie ekwiwalentu dla każdego z nich może być zadaniem bardzo czasochłonnym dla pracodawców. Z drugiej strony, ekwiwalent nie zawsze będzie również rozwiązaniem optymalnym dla pracowników, którzy musieliby skrupulatnie gromadzić wszystkie dokumenty potrzebne do rozliczenia za pomocą ekwiwalentu i składać ich w celu udokumentowania kosztów w większości przypadków nieprzekraczających kilku złotych za dzień. Z tego powodu, naszym zdaniem będzie dominować rozliczenie ryczałtowe.

Rozliczanie ryczałtu

Sposób ustalania ryczałtu jest bardzo ogólnie opisany przez ustawodawcę. Pracodawca przy ustalaniu wysokości rozliczenia powinien brać pod uwagę normy zużycia materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, ich udokumentowane ceny rynkowe oraz ilość wykorzystanego na potrzeby pracodawcy materiału i jego ceny rynkowe, a także normy zużycia energii elektrycznej oraz koszty usług telekomunikacyjnych. Nie ma jednak podanego dokładnego sposobu wyliczeń, co może w praktyce prowadzić do istotnych rozbieżności, a potencjalnie również sporów pomiędzy pracodawcami a pracownikami. Aktualnie, dominuje podejście, w którym pracodawca szacuje koszty pracy zdalnej z użyciem konkretnych narzędzi dostarczonych przez pracodawcę np. biorąc pod uwagę koszt zużycia prądu konkretnego urządzenia przez 8 godzin pracy w ciągu dnia.

Problemy podatkowe rozliczeń z pracy zdalnej

Pieniądze otrzymane przez pracownika tytułem zwrotu kosztów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej nie stanowią przychodu w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych. Nie budzi to wątpliwość, w przypadku ekwiwalentu, gdzie jego podstawą są odpowiednie dokumenty. Natomiast problem pojawia się w przypadku zbyt wysokiego (niemającego oparcia w realnych kosztach) ryczałtu. W takiej sytuacji organy skarbowe mogą kwestionować kwotę ryczałtu, twierdząc, np. że ryczałt w dużej części stanowi wynagrodzenie za pracę, które jest już opodatkowane. Zatem, w interesie zarówno pracownika, jak i pracodawcy jest wyliczenie kwoty ryczałtu, która w najwyższym stopniu odzwierciedla realne koszty pracy zdalnej.

Co więcej, biorąc pod uwagę bardzo ogólne przepisy dotyczące wyliczania ryczałtu pracodawcy będą musieli pamiętać, aby przechowywać dokumentację związaną z wyliczeniami, aby móc ją przedstawić odpowiednim organom w czasie kontroli i uzasadnić wysokość kwoty ryczałtu stosowaną w zakładzie pracy.