Bientôt une protection légale des lanceurs d’alerte (whistleblowers). Quelles obligations pour l’employeur ?

Voici une présentation générale du projet de loi (ci-après Projet de Loi). Une newsletter mise à jour vous parviendra dès que le projet de loi aura été voté dans sa version finale.

Un régime de protection étendu et renforcé^[1]

Bénéficieront d’une protection étendue et renforcée les lanceurs d’alerte qui, dans le cadre de leurs activités professionnelles, signalent ou divulguent certaines infractions. Contrairement à la Directive, le Projet de Loi couvre les infractions à tout le droit national (y compris donc au droit du travail) et non pas uniquement aux services financiers, à la prévention du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme, à la protection de la vie privée et des données personnelles, à la sécurité des réseaux et des systèmes d’information. 

Une protection assurée par des canaux de signalement et des voies de recours 

Afin d’assurer la protection des lanceurs d’alerte, deux grands moyens d’action sont prévus : 

• La mise en place de canaux de signalement internes et externes, ainsi que dans certains cas, la possibilité d’une divulgation publique, et
• L’instauration d’une protection légale des lanceurs d’alerte et de leurs proches qui se traduit notamment par la mise en place de voies de recours en cas de représailles (mise à pied, licenciement, refus de promotion, modification des conditions de travail, intimidation, etc.), ces dernières étant, sous toutes leurs formes, interdites et sanctionnées.

Une protection au-delà des salariés de l’entreprise 

La protection concernera non seulement les salariés, mais également les stagiaires, les bénévoles, les travailleurs indépendants, les candidats à un emploi, les anciens salariés, etc.

Son champ d’application est très large. 

Création d’un office de signalements

Le Projet de Loi prévoit la création d’un office de signalements qui aura pour mission notamment d’informer et d’aider le lanceur d’alerte dans sa démarche.

Comment s’y préparer en tant qu’employeur ? 

Dans les entités de plus de 50 personnes, il conviendra de mettre en place des canaux de signalement en interne, d’informer de cette mise en place et de son fonctionnement (par exemple : qui traitera l’information ? comment les investigations en interne seront-elles menées ?) et d’assurer le suivi des signalements réalisés ainsi qu’un retour d’information auprès des lanceurs d’alerte.

Les canaux de signalement peuvent être gérés en interne par une personne ou un service désigné à cet effet ou fournis en externe par un tiers.

Les canaux pour la réception des signalements doivent être conçus, établis et gérés de manière à garantir la confidentialité de l’identité de l’auteur de signalement et de tout tiers mentionné dans le signalement. Tout traitement de données à caractère personnel effectué à cet égard devra être en conformité avec le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) et respecter notamment le principe de minimisation des données (uniquement les données pertinentes pour le signalement pourront être traitées).

Afin de privilégier le signalement interne et ainsi minimiser le risque d’un impact financier et réputationnel, il est recommandé d’assurer la simplicité d’utilisation, ainsi que l’attractivité des canaux de signalement internes. A cet égard, la mise en place d’un système de dénonciation digital, conforme au RGPD, présente l’avantage de garantir la sécurité et l’anonymat des lanceurs d’alerte.

L’établissement des canaux et des procédures pour le signalement interne et leur suivi se fera après implication des représentants du personnel.

A partir de quand l’obligation relative aux canaux internes s’appliquera ?

La directive ainsi que le Projet de Loi prévoient une période de transition, jusqu’au 17 décembre 2023, pour mettre en vigueur l’obligation relative aux canaux internes dans les entités juridiques du secteur privé employant entre 50 et 249 travailleurs.

Pour les entreprises opérant dans le secteur privé comptant 250 travailleurs et plus, l’obligation de mise en place de canaux internes devrait être immédiate.

Allen&Overy Luxembourg sera heureux de vous accompagner dans votre réflexion sur le sujet et vous assister pour la mise en place des canaux et des procédures pour le signalement interne et leur suivi.

_{[1] Dans le domaine des services financiers des règles détaillées sur la protection des lanceurs d’alerte existent déjà. Ces lois spéciales sectorielles ne seront en principe pas impactées par les dispositions générales du présent projet de loi.}