Covid - 19 Coronavirus: medidas extraordinarias en el ámbito societario, notarial y registral

Esta norma introdujo, entre otras medidas, una limitación a la libertad de circulación, de forma que sólo se podrá circular por las vías públicas para desplazarse al lugar de trabajo, para efectuar la prestación laboral, profesional o empresarial, entre otros supuestos. También se estableció la suspensión de los plazos de prescripción y caducidad de cualesquiera acciones y derechos durante el plazo de vigencia del estado de alarma y, en su caso, de las prórrogas que se adopten.

Se trata de una situación excepcional que afecta al normal funcionamiento de la vida societaria de las compañías. Para paliar el efecto negativo que esta situación pueda tener el 17 de marzo se aprobó el Real Decreto-ley 8/2020, de medidas urgentes y extraordinarias para hacer frente al impacto económico y social del Covid-19 (el RDL). Dentro de la batería de novedades introducidas por RDL, se incluyen algunas de carácter extraordinario para hacer la vida societaria de las compañías más fácil durante este periodo.

Las medidas previstas se dirigen a flexibilizar el funcionamiento de los órganos de gobierno de sociedades y otras entidades de derecho privado, aligerando la toma de decisiones, y el cumplimiento de las obligaciones formales de carácter societario.

Con carácter general y salvo que expresamente se establezca otro plazo de duración específico (como ocurre para algunas de las medidas previstas para sociedades cotizadas), estas medidas son aplicables desde el 18 de marzo de 2020, fecha de entrada en vigor del RDL, y durante todo el tiempo que dure el estado de alarma (o sus prórrogas si así se acuerdan).

Funcionamiento de los órganos de gobierno y de administración

Aunque los estatutos sociales no lo prevean, se permitirá que las sesiones de los órganos de gobierno y administración puedan celebrarse por videoconferencia siempre que se pueda asegurar la autenticidad y la conexión bilateral o plurilateral en tiempo real con imagen y sonido de los asistentes en remoto. Adicionalmente, los acuerdos sociales podrán adoptarse por escrito y sin sesión si así lo decide el presidente o si lo solicitan, al menos, dos de los miembros del órgano correspondiente. La sesión se entenderá celebrada en el domicilio social y en la fecha de recepción del último de los votos emitidos.

Plazos para la formulación de las cuentas anuales

Se suspende el plazo para formular las cuentas anuales y, en su caso, el informe de gestión (así como cualesquiera otros documentos que sean legalmente obligatorios). Esta suspensión de plazo máximo, en principio, no obstaría para que aquellas sociedades que quisieran pudieran seguir adelante con la formulación.

Finalizado el estado de alarma, el plazo de formulación se reanudará por otros tres meses desde la fecha de finalización. Adicionalmente, el plazo para la aprobación de las cuentas anuales ya no será el de seis meses desde el cierre del ejercicio social, sino que la junta general ordinaria deberá realizar esa aprobación dentro de los tres meses siguientes desde que finalice el plazo para formular.

Si en el momento de declaración del estado de alarma ya estuvieran formuladas las cuentas anuales del ejercicio anterior, el plazo para la auditoría, cuando sea obligatoria, se entenderá prorrogado por dos meses a contar desde que finalice el estado de alarma.

Convocatoria y celebración de la junta general

Si la convocatoria de la junta estuviera ya publicada antes de la declaración del estado de alarma pero la fecha prevista para la celebración fuera posterior, durante la vigencia de dichos estado, el órgano de administración tendrá dos alternativas:

• modificar el lugar y la hora previstos para celebración de la junta; o
• revocar el acuerdo de convocatoria. En este caso, el órgano de administración deberá proceder a convocar nuevamente la junta dentro del mes siguiente a la fecha en que hubiera finalizado el estado de alarma.

En ambos supuestos, el anuncio de la modificación o la revocación deberán realizarse con una antelación mínima de 48 horas a la fecha de celebración inicialmente prevista, en primera convocatoria, mediante anuncio publicado en la página web de la sociedad y, si la sociedad no tuviera página web, en el BOE.

En todo caso, si durante el estado de alarma se requiere al notario para que asista a una junta general de socios y levante acta de la reunión podrá utilizar medios de comunicación a distancia en tiempo real que garanticen adecuadamente el cumplimiento de la función notarial.

Derecho de separación del socio

Aunque concurra causa legal o estatutaria, se suspende el ejercicio del derecho de separación de los socios hasta que finalice el estado de alarma. Esta suspensión afecta al ejercicio del derecho de separación por las causas previstas en la Ley de Sociedades de Capital (arts 346 y 348 bis LSC) pero también a los supuestos de separación incluidos en la Ley de Modificaciones Estructurales en los casos, por ejemplo, de transformación o traslado internacional de domicilio.

Duración y disolución de sociedades

Si durante la vigencia del estado de alarma finaliza el plazo estatutario de duración de una sociedad, no se producirá la disolución de pleno derecho hasta que transcurran dos meses tras la finalización de dicho estado.

Asimismo, se suspende el plazo legal para convocar la junta que acuerde la causa de disolución de la sociedad o las medidas para su remoción, cuando la sociedad esté incursa en causa legal o estatutaria de disolución acaecida antes de la declaración del estado de alarma y durante la vigencia de ese estado. Si la causa legal o estatutaria de disolución hubiera acaecido durante la vigencia del estado de alarma, los administradores no responderán de las deudas sociales contraídas en ese periodo.

Medidas específicas para las sociedades con valores admitidos a negociación en un mercado regulado de la Unión Europea

Las medidas previstas para las sociedades con valores admitidos a negociación en un mercado regulado de la UE, lo que incluiría a los emisores de valores pero dejaría fuera a las sociedades admitidas a negociación en el MAB, no están restringidas solo a la duración del estado de alarma, sino que, salvo que expresamente se indique otra cosa, se aplicarán durante todo el ejercicio 2020. En particular, se prevé que:

1. Información pública periódica: se amplía hasta 6 meses el plazo para la publicación del informe financiero anual y el informe de auditoría y hasta 4 meses el plazo para la publicación del informe semestral y de la declaración intermedia de gestión.
2. Convocatoria y celebración de la junta general: con carácter general, las juntas generales ordinarias podrán celebrarse dentro de los 10 primeros meses desde el cierre del ejercicio social. Se podrá prever la asistencia por medios telemáticos y el uso de medios de voto a distancia, aunque no lo prevean los estatutos sociales. Asimismo, se permitirá la celebración en cualquier lugar del territorio nacional.

Para aquellas juntas que ya estuvieran convocadas antes del 18 de marzo de 2020 se podrá publicar, con al menos cinco días naturales a la fecha prevista para la celebración, un complemento a la convocatoria detallando la existencia y condiciones de uso de estos medios,

Asimismo, para aquellas juntas ya convocadas, cuando las medidas impuestas por las autoridades públicas impidiesen celebrar la junta general en el lugar y sede física establecidos en la convocatoria y no pudiese hacerse uso de medios de asistencia o voto a distancia:

• si la junta se hubiese constituido válidamente, podrá acordarse continuar la celebración en el mismo día en otro lugar y sede dentro de la misma provincia, estableciendo un plazo razonable para el traslado de los asistentes.
• si la junta no pudiera celebrarse, se podrá convocar nuevamente para su celebración posterior, con el mismo orden del día y los mismos requisitos de publicidad que la junta no celebrada. El nuevo anuncio de convocatoria deberá publicarse con al menos cinco días de antelación a la fecha fijada para la reunión inicial.

En este caso, se podrá acordar en el anuncio complementario la celebración por vía exclusivamente telemática, esto es, sin asistencia física de los socios o de sus representantes, siempre que se ofrezca la posibilidad de participar por todas y cada uno de los siguientes medios, aun cuando no estén previstos en los estatutos: (i) asistencia telemática; (ii) representación conferida al presidente de la junta por medios de comunicación a distancia y (iii) voto anticipado a través de medios de comunicación a distancia. Deberán preverse en todo caso garantías razonables para asegurar la identidad del accionista que ejerce su derecho de voto. La junta se considerará celebrada en el domicilio social

1. Acuerdos del consejo de administración y comisión de auditoría. Excepcionalmente, y a los efectos de lo dispuesto en el apartado anterior serán válidos los acuerdos adoptados por videoconferencia o por conferencia telefónica múltiple, aunque esta posibilidad no esté contemplada en los estatutos sociales, siempre que todos los consejeros dispongan de los medios necesarios para ello y el secretario reconozca su identidad, lo que deberá expresarse en el acta y en la certificación de los acuerdos que se expida. La sesión se celebrada en el domicilio social.

Continuidad de los servicios notariales y del funcionamiento de los Registros

Servicio notarial

El 15 de marzo de 2020, la Dirección General de Seguridad Jurídica y Fe Pública (ahora la DGSJFP, anteriormente, la Dirección General de Registros y el Notariado) aprobó una Instrucción sobre la adopción de medidas que garanticen la adecuada prestación del servicio público notarial (la Instrucción notarial).

La DGSJFP recuerda que el servicio notarial es un servicio público y el notario un funcionario público a los efectos de lo previsto en el RD del estado de alarma. En consecuencia, se establece en la norma 1ª de la Instrucción notarial que, por razones de interés general, la prestación del servicio notarial debe quedar garantizada en todo el territorio nacional, de forma que los notarios no pueden cerrar el despacho notarial al tener carácter de oficina pública (salvo enfermedad y supuestos previstos en la legislación notarial).

No obstante, la norma 2ª establece que, dadas las restricciones a la libertad deambulatoria del RD del estado de alarma, solo será obligatorio atender aquellas actuaciones de carácter urgente, así como las que determine el Gobierno. El notario se abstendrá de citar a interesados para actuaciones que no revistan dicho carácter.

Posteriormente, el Consejo General del Notariado ha emitido la Circular 2/2020, de 18 de marzo, para aclarar el concepto de urgencia y proporcionar unos criterios que delimiten, en la medida de lo posible, la forma en que debe prestarse el servicio público notarial durante el período en que se mantenga vigente la declaración del estado de alarma (la Circular).

En este sentido, la Circular establece que la intervención notarial es excepcional en las actuales circunstancias por lo que la urgencia ha de interpretarse restrictivamente. No obstante, la urgencia no debe identificarse con los supuestos de fuerza mayor o fuerza irresistible y corresponde al notario apreciar las circunstancias para determinar si existe tal urgencia.

Deberá ser el interesado en el servicio notarial el que solicite la intervención del notario y deba acreditar las razones de urgencia. No obstante, la Circular establece que, quedan exentas de la justificación de urgencia las actuaciones siguientes:

• La actividad de financiación propia de las entidades financieras y sus garantías accesorias
• La actividad propia de las entidades aseguradoras
• Todas aquellas operaciones que determine el Gobierno en esta materia y conlleven intervención notarial

En todo caso, el notario, a la hora de valorar la urgencia, deberá considerar (i) el vencimiento próximo de plazos convencionales en tanto que el estado de alarma no ha suspendido, estos, y (ii) la necesidad de evitar daños patrimoniales graves e irreparables.

Finalmente, la Circular recuerda que, como consecuencia de la suspensión de plazos procesales y administrativos, están suspendidos también los plazos de los expedientes de jurisdicción voluntaria y los plazos ordinarios de expedición de copias, salvo las de carácter urgente y las que deban remitirse a la Administración Tributaria.

Continuidad de los Registros

La DGSJFP ha publicado también dos Instrucciones más respecto de la actividad de los Registros. Se trata de la Instrucción de 13 de marzo de 2020 por la que se establece el plan de contingencia sobre medidas a adoptar en caso de pandemia y la Instrucción de 15 de marzo de 2020, por la que se acuerdan medidas tras la declaración del estado de alarma, que modifica y se aclara la primera (las Instrucciones).

En las Instrucciones se establece lo siguiente:

• El servicio registral es un servicio público de interés general que debe mantenerse operativo y abierto al público.
• La actividad del Registro se limitará esencialmente a la entrada y presentación de documentos y a la publicidad formal. Se mantiene la presentación telemática de documentos.
• Las sedes registrales permanecerán, en principio abiertas, salvo que, por razones del coronavirus, un Registro en concreto esté en situación de “sede cerrada”. No obstante, la atención diaria al público que debe prestar el Registrador y los oficiales se hará exclusivamente por correo electrónico o por vía telefónica.
• Las solicitudes de notas simples y certificaciones se harán, excepcionalmente durante la duración del estado de alarma a través de la web www.registradores.org, debiendo acreditarse interés legítimo. Las notas simples podrán solicitarse también por correo electrónico al Registro correspondiente.
• Se establece una prórroga de 15 días adicionales a los 15 días de plazo ordinario previsto en el art. 18 de la Ley Hipotecaria para la calificación y despacho durante la vigencia del asiento de presentación.
• La suspensión de plazos de prescripción y caducidad se aplica a los Registros de la propiedad, mercantil y de bienes muebles.