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Social dialogue / Dialogue social

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06 July 2015

The reform of social dialogue: main changes

The Act on the reform of social dialogue has been adopted on 2 July 2015.
These are the main changes brought by the Act:

ON THE STRUCTURE OF SOCIAL DIALOGUE WITHIN THE UNDERTAKINGS

The Act abolishes the works council, the delegation of young staff and the divisional delegations.

The Act foresees the possibility of a delegation at the economic and social unit level (“entité économique et sociale”) that can be put into place at the request of at least two entity delegations.

ON THE THRESHOLDS

The Act does not modify the current thresholds as of which a staff delegation is required (15 employees) and as of which decision powers are granted to staff representatives (150 employees). The composition of the delegation, in terms of the number of the members, is not modified either.

ON THE ATTRIBUTIONS OF THE DELEGATES

The staff delegation benefits from broader attributions than it is currently the case and the powers of the works council are transferred to the staff delegation if the threshold of 150 employees is reached.

With regards to the running and life of the undertaking, the Act adds a specific information of the delegates on the absenteeism rate.
It must also be informed and consulted on the appointment of temporary agency workers, on the implementation of the policy on the prevention of harassment and violence in the workplace, on the continuous vocational training (“formation professionnelle continue”), on the management of measures for young people, on the implementation of internal reclassification decisions (“reclassement interne”), on the promotion of a work-life balance and on the management of social projects.

The decision powers of the works council are transferred to the staff delegation, along with an additional decision power regarding the setting up and implementation of plans or measures for continuous vocational training.

ON THE RIGHTS AND MEANS OF THE DELEGATES

The Act extends the rights and means of the delegates.

Their capacity to have recourse to the assistance of advisers (henceforth from 51 employees or more) or external experts is enhanced. In particular, the delegation can appoint an external expert (e.g. lawyer, accountant) for a matter it considers essential to the company or its employees. Unless otherwise agreed, the cost to the company will be limited to one expert and cannot exceed a certain amount per financial year. The employer shall be informed beforehand of the field of expertise of the adviser appointed.

The Act maintains the system of paid time off for delegates, in order to enable the delegates to perform their duties. Nevertheless, the paid time-off is increased for companies as of 150 employees. In addition, the Act foresees a fully released delegate as of 250 employees instead of 500, as it is currently the case.

In relation to communication, the latter can be conducted via electronic means and the delegates have the right to move freely within the undertaking after informing the employer (the employer’s approval is no longer required).
Delegates that are elected for the first time benefit from additional 16 hours of training during the first year of mandate and substitute delegates from half of the training time granted to the delegates.

Finally, in case of a disagreement concerning the implementation of certain legal provisions, the Act foresees in some cases the possibility of having recourse to mediation.

ON THE PROTECTION OF THE DELEGATES

The Act explicitly provides for the protection against any modification of a substantive clause of the employment contracts of delegates that would be to their disadvantage.

Regarding dismissals, they remain in principle prohibited. However, in case of a dismissal, the Act gives the unlawfully dismissed delegate the choice to request his/her dismissal to be considered void (within a period of one month) or to claim damages (within a period of three months).

In case of a complete closure of the company, the mandate of the delegates shall legally cease at the end of the activities.
The Act changes the procedure for terminating the employment contract of a delegate in the case of serious misconduct, modifies some deadlines and grants a protection to the delegates in the event of sickness.

In case of immediate suspension, the alleged facts have to be precisely specified to the delegate, as it is the case for the dismissal with immediate effect of ordinary employees.

During a period of three months following the date of notification of the immediate suspension, the delegate is entitled to definitely keep his/her salary, along with the allowances and other benefits he/she would have been entitled to during this period if his/her contract had been maintained.

Within a period of one month, the delegate can request that his/her salary is maintained beyond this three-month period.
Finally, the procedure concerning judicial termination has also been modified. Thus, a delegate can require the termination of the contract as well as damages during the three months following the notification of the immediate suspension. On the other hand, the employer can request the judicial termination of the employment contract within a period of one month, which commences at the date of notification of the summons to appear in front of the president of the labour jurisdiction.

If the employer does not initiate the proceedings in time, the employee can request either within 15 days following the deadline, the continuation of the contract execution, or the acknowledgement of the termination of the contract and the payment of damages by the employer.

DIFFERED ENTRY INTO FORCE OF THE ACT

The Act enters into force on 1 January 2016.

However, the works council, the delegation of young staff and the divisional delegations will remain in place until the next social elections.

This newsletter is intended to summarise the main features of the reform. A conference will be organised this autumn.

La réforme du dialogue social : principaux changements

La Loi portant réforme du dialogue social a été votée en date du 2 juillet 2015.

En voici les principaux points :

AU NIVEAU DE LA STRUCTURE DU DIALOGUE

Le comité mixte est supprimé ainsi que la délégation des jeunes salariés et les délégations divisionnaires.

La Loi prévoit qu’il peut être institué une délégation au niveau de l’entité économique et sociale, à la demande d’au moins deux délégations de l’entité.

AU NIVEAU DES SEUILS

La Loi ne modifie pas les seuils actuels que ce soit le nombre à partir duquel une entreprise doit mettre en place une délégation (15 salariés), la composition numérique de la délégation ou encore le seuil à partir duquel il existe des compétences de co-décision (150 salariés).

AU NIVEAU DES ATTRIBUTIONS DES DÉLÉGUÉS

Les attributions de la délégation du personnel sont élargies et les compétences du comité mixte sont transférées à la délégation lorsque le seuil des 150 salariés est atteint dans l’entreprise.

En matière d'information sur la vie de l’entreprise, la Loi ajoute une information spécifique des délégués sur l'évolution du taux d'absence.

En matière d'information et de consultation, les attributions de la délégation sont étendues au recours à des salariés intérimaires, à la mise en œuvre de la politique de prévention du harcèlement et de la violence au travail, à l'organisation du temps de travail, à la mise en œuvre d’un plan de formation professionnelle continue, à la gestion des mesures en faveur des jeunes, à la mise en œuvre des reclassements internes, à la promotion de la conciliation entre vie familiale et vie professionnelle et à la gestion des œuvres sociales.

En matière de co-décision, les compétences du comité mixte sont transférées à la délégation avec un pouvoir de décision additionnel en matière d'établissement et de mise en œuvre de tout programme ou action collective de formation professionnelle continue.

AU NIVEAU DES DROITS ET DES MOYENS DES DÉLÉGUÉS

Les droits et les moyens des délégués sont étendus.

Le recours à des conseillers (désormais à partir d’un effectif de 51 salariés), et à des experts externes est renforcé. Notamment, la délégation peut désigner un expert externe (juristes, expert comptable ou autre) lorsqu'elle estime que la matière est déterminante pour l’entreprise ou les salariés. Sauf accord contraire préalable, la prise en charge financière par l'entreprise est limitée à un expert et ne peut dépasser par année sociale un certain montant. Le chef d'entreprise doit être informé préalablement sur la nature du mandat conféré.

Concernant les moyens temporels, la Loi prévoit toujours des crédits d'heures rémunérées pour l'exercice des fonctions de délégués mais prévoit une augmentation du crédit d’heure dès 150 salariés. Par ailleurs, le seuil à partir duquel le régime des délégués libérés s’applique est abaissé à 250 salariés au lieu de 500 actuellement.

Concernant les moyens matériels, la communication peut se faire par les moyens électroniques et les délégués pourront se déplacer librement dans l'entreprise après information de l'employeur (l'accord de ce dernier n'est plus requis).
En matière de formation, les délégués élus pour la première fois ont droit à un supplément de 16 heures de formation pendant la première année de leur mandat et les membres suppléants de la délégation du personnel bénéficient de la moitié des heures de formation des délégués titulaires.

Enfin, en cas de différend quant à la mise en œuvre de certaines dispositions légales, la Loi prévoit la possibilité d'avoir recours, pour certains litiges, à la médiation.

AU NIVEAU DE LA PROTECTION DES DÉLÉGUÉS

La Loi prévoit explicitement une protection contre toute modification d'une clause essentielle du contrat de travail d'un délégué du personnel en sa défaveur.

En matière de licenciement, le principe de l'interdiction est maintenu. Toutefois, en cas de licenciement, la Loi ouvre le choix pour le délégué abusivement licencié soit de demander la nullité de son licenciement (dans un délai de 1 mois), soit de demander des dommages et intérêts (dans un délai de 3 mois).

En cas de fermeture de l’entreprise, le mandat des délégués cesse de plein droit avec l’arrêt des activités.
En cas de faute grave, la Loi modifie la procédure de résiliation du contrat d'un délégué, réaménage plusieurs délais, et accorde aux délégués une protection en cas de maladie.

La mise à pied doit énoncer avec précision les faits reprochés au délégué dans les mêmes conditions que dans le cadre d’un licenciement avec effet immédiat d’un salarié ordinaire.

Pendant les trois mois suivant la date de la notification de la mise à pied, le délégué conserve, définitivement, son salaire ainsi que les indemnités et autres avantages auxquels il aurait pu prétendre si le contrat était maintenu.

Dans un délai de 1 mois, le délégué a la faculté de demander le maintien de son salaire au-delà de ces trois mois.

La procédure en résiliation judiciaire du contrat de travail est également modifiée. Ainsi, le délégué peut, dans les trois mois de la notification de la mise à pied, demander la résiliation du contrat accompagnée de dommages et intérêts. De son côté, l’employeur peut présenter sa demande en résiliation judiciaire du contrat de travail au plus tard dans le délai de 1 mois à partir de la notification de la convocation à comparaître devant le Président du tribunal du travail suite à la demande du salarié en maintien de salaire.

Si l’employeur n’engage pas cette procédure endéans les délais, le salarié peut demander soit, dans les quinze jours après écoulement du délai d’ordonner la continuation de l’exécution du contrat, soit de constater la résiliation du contrat et demander la condamnation de l’employeur à verser des dommages et intérêts.

ENTRÉE EN VIGUEUR DIFFÉRENCIÉE DE LA LOI

L’entrée en vigueur de la Loi est fixée au 1er janvier 2016.

Toutefois, les comités mixtes, délégations des jeunes salariés et délégations divisionnaires en place le resteront jusqu’aux prochaines élections sociales.

La présente est destinée à résumer les points essentiels de la réforme. Une conférence sera organisée cet automne.