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Steuern und SAP HANA

Autor
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Ellen Birkemeyer

Partner

Düsseldorf

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21 August 2022

Wofür stehen "HANA" und "S/4" und was hat das mit Steuern zu tun? SAP wird den Support für die aktuellen SAP-Module ab 2027 einstellen. Daher müssen alle Unternehmen, die derzeit SAP nutzen, ein entsprechendes Projekt initiieren, um entweder auf SAP S/4 HANA umzustellen oder SAP durch ein anderes System für das Enterprise-Resource-Planning (ERP) zu ersetzen.

Wofür stehen "HANA" und "S/4" und was hat das mit Steuern zu tun?

SAP HANA ("HANA" steht für "High Performance Analytic Appliance“) ist eine Datenbank, die große Datenmengen und Arbeitslasten mit einer sogenannten In-Memory-Funktion verarbeiten soll (wobei die In-Memory-Funktion eine optimierte Speicherung und Verarbeitung der Daten ermöglicht).

S/4 HANA ist ein ERP-System, das auf der SAP HANA-Datenbank läuft. "S" steht für "Simple", und "4" bezieht sich auf die vierte Generation der sogenannten Business Suite von SAP. Die Business Suite ist ein Paket von Unternehmensanwendungen, die Daten, Prozesse und Funktionen integrieren, insbesondere für die Bereiche Finanzwesen, Vertrieb und Personalwesen.

"Na und?" fragt vielleicht mancher.

Zwar klingen die potenziellen Veränderungen möglicherweise ziemlich "technisch". Sie gehen jedoch einher mit größeren Veränderungen auch bei den Prozessen im Finanzwesen, wie beispielsweise die Einführung

  • einer zentralen Finance-Tabelle, die die verschiedenen Datentabellen ersetzt
  • eines Geschäftspartnerkonzepts, das das Stammdatenkonzept ersetzt
  • eines Ledger-Konzepts mit der Möglichkeit, verschiedene Ledger zu nutzen – wie z. B. ein Steuer-Ledger, ein Ledger für lokale Rechnungslegung, ein IFRS-Ledger.

Diese Veränderungen haben auch erhebliche Auswirkungen auf die Prozesse in der Steuerabteilung.

So muss die Steuerabteilung beispielsweise ihre Erfordernisse bezüglich des neuen Geschäftspartnerkonzepts definieren, um u. a. sicherzustellen, dass

  • ausreichende Informationen verfügbar sind, um konzerninterne Geschäftsvorfälle identifizieren zu können, indem z.B. nach Partnerunternehmensnummern gefiltert wird
  • ein zusätzliches Feld zur Erfassung ergänzender Informationen bezüglich der Art des Geschäftsvorfalls zur Verfügung steht, indem eine sog. TP-Flag angefügt wird (um die automatische Generierung einer Transaktionsmatrix zu ermöglichen).

Ein mögliches weiteres Erfordernis betrifft die Verwendung eines Steuer-Ledgers und dessen Konzeptionierung. Insbesondere muss sichergestellt werden, dass – wenn das Steuer-Ledger umfassend genutzt werden soll – für einen Zeitraum mehrere Ledger zur Verfügung stehen, um z. B. Anpassungen Rechnung tragen zu können, die im Laufe einer Betriebsprüfung erforderlich werden, oder im Falle, dass eine geänderte Steuererklärung abzugeben ist. Die Steuerabteilung muss darüber hinaus auch prüfen, für welche Ereignisse ein solches Steuer-Ledger verwendet werden soll und von wem Buchungen in dem Ledger vorgenommen werden.

In den Unternehmen geht die Umstellung auf S/4 HANA häufig mit einer Verkleinerung des Kontenplans einher. Aus administrativer Sicht ist dies natürlich verständlich, kann allerdings große Herausforderungen für die Steuerabteilung mit sich bringen, da diese z. B. gegebenenfalls zwischen voll abzugsfähigen Verpflegungsaufwendungen, teilweise abzugsfähigen Verpflegungsaufwendungen und nicht abzugsfähigen Verpflegungsaufwendungen unterscheiden muss. Wenn sämtliche Aufwendungen einfach auf ein einziges Konto gebucht werden, ohne dass die Möglichkeit einer weiteren Aufgliederung besteht, ist die Steuerabteilung schwerlich in der Lage, die Daten für die Steuererklärung korrekt zu verarbeiten.

Was ist zu beachten?

Diese äußerst grundlegenden Beispiele verdeutlichen, dass sich die Steuerabteilung sehr aktiv in das Projekt einbringen sollte, damit sichergestellt werden kann, dass ihren Erfordernissen auch im neuen System entsprechend Rechnung getragen wird.

Diesbezüglich muss die Steuerabteilung sogenannte Requirements (Anforderungen) oder User Stories definieren, die die aus steuerrechtlicher Sicht zu berücksichtigenden Aspekte skizzieren.

Nachfolgend soll dies anhand eines vereinfachten Beispiels erläutert werden. Dabei geht es darum, dass die Steuerabteilung auch nach der Umstellung noch hinreichend granulare Daten zur Verfügung stehen:

Steuerabteilungen müssen in der Lage sein, Aufwendungen (wie z. B. Bewirtungskosten, Zinsaufwendungen, Mietaufwendungen, Lizenzgebühren, Vergütungen von Aufsichtsratsmitgliedern usw.) zu identifizieren, die eine ertragsteuerliche Hinzurechnung erfordern.

Werden diese Aufwendungen daher nicht auf separaten Konten ausgewiesen, muss die Steuerabteilung die Möglichkeit haben, steuerlich relevante Attribute zu definieren, die der Buchung hinzugefügt werden und eine Analyse auf Grundlage der unterschiedlichen Attribute ermöglichen.

Es muss ferner eine Möglichkeit geben, bestimmte relevante Informationen zu den Stammdaten hinzuzufügen (wie z. B. die Information: Organträger oder eine Unternehmenspartnernummer). Es muss möglich sein, die Transaktionsdaten in Verbindung mit zusätzlichen Angaben zu den Stammdaten zu analysieren (z. B. an eine Gesellschaft innerhalb der Organschaft gezahlte Mietaufwendungen, die keine gewerbesteuerliche Hinzurechnung erfordern).

Nach Bestimmung der (lokalen) steuerlichen Anforderungen müssen diese mit dem jeweiligen Workstreams im Projekt (z. B. mit dem Workstream Hauptbuch (General Ledger)) besprochen und im weiteren Verlauf des Projektes im Detail spezifiziert werden.

Darüber hinaus ist zu ermitteln, inwieweit die (lokal) definierten Anforderungen vom SAP-Standard abweichen und besondere technische Entwicklungen (z. B. in Bezug auf technische Schnittstellen) benötigt werden. Diese sogenannten WRICEFs müssen identifiziert und detailliert beschrieben werden, um eine technische Realisierung zu ermöglichen.

Die Steuerabteilung muss sich natürlich auch aktiv in die Tests einbringen, um sicherzustellen, dass alle Funktionalitäten richtig umgesetzt wurden.

Bei Gesamtprojekten wird häufig ein sogenannter globaler Ansatz verfolgt, was bedeutet, dass die Anforderungen auf globaler Ebene definiert werden. Dies kann zu der Annahme verleiten, dass sich die lokale Steuerabteilung einfach auf die global definierten Anforderungen verlassen kann.

Wie der Begriff "global" allerdings bereits besagt, sind die Anforderungen recht global gehalten und berücksichtigen nicht die Besonderheiten der einzelnen Steuerjurisdiktionen. In einem solchen Fall muss jede lokale Steuerabteilung selbst beurteilen, inwieweit die lokalen Anforderungen von dem globalen Ansatz abweichen bzw. wo die globalen Anforderungen konkretisiert werden müssen, um die lokalen Anforderungen hinreichend zu erfüllen.

Zusammenfassend lässt sich festhalten, dass eine Umstellung auf S/4 HANA auch für die Steuerabteilungen ein enormes Projekt darstellt.

Es ist jedoch auch eine große Chance, die Prozesse aus steuerlicher Sicht zu verbessern, indem steuerliche Anforderungen in anderen Prozessen, beispielsweise in der Beschaffung oder der Buchhaltung verankert werden. Dadurch kann die Datenqualität insgesamt verbessert und ein höherer Automatisierungsgrad erreicht werden.