Weihnachtsgeschenke und Arbeitsrecht - „O du fröhliche“ oder „Schöne Bescherung“?

Geschenke an Mitarbeitende - Was gilt es aus Unternehmenssicht zu beachten?

Neben der Zahlung von Weihnachtsgeld ist es in vielen Unternehmen Gang und Gäbe, Wertschätzung für ihre Mitarbeitenden auch durch Geschenke zum Ausdruck zu bringen. 

Der Wert des Geschenks

Doch was und welcher Umfang sind hier erlaubt? Wertmäßig sind Geschenken an Mitarbeitende im Prinzip keine Grenzen gesetzt – die Rechtsprechung hatte sich bereits mit Arbeitgebern zu befassen, die ihren Mitarbeitenden zu Weihnachten mit IPads oder Krügerrand-Goldmünzen eine Freude gemacht hatten. Grund des Anstoßes, der zur Befassung der Gerichte mit den betreffenden Geschenken geführt hatte, war hier jeweils nicht der Wert des Geschenks, sondern – im Fall des IPads – der Umstand, dass dieses nur solchen Mitarbeitenden überreicht worden war, die – anders als der Kläger – auch an der Weihnachtsfeier teilgenommen hatten (LAG Köln v. 26. März 2014 – 11 Sa 845/13) und im Fall der Krügerrandmünzen deren Steuerpflichtigkeit (BFH v. 7. November 2006 – VI R 58/04, NJW 2007, 719).

In der Praxis sind es nämlich v.a. steuer- und sozialversicherungsrechtliche Überlegungen, die dem Wert der Geschenke an Mitarbeitende faktisch oftmals doch Grenzen setzen: 
Grundsätzlich sind Sachgeschenke an Mitarbeitende – egal in welcher Höhe – als Betriebsausgaben beim Arbeitgeber abzugsfähig und bei dem/der Mitarbeitenden lohnsteuerpflichtig.

Das Weihnachtsgeschenk fällt hier regelmäßig unter die Freigrenze für Sachzuwendungen. Bis zur Grenze von EUR 50 monatlich wird das Geschenk Mitarbeitenden zusätzlich zu ihrem Arbeitslohn gewährt – sofern die Grenze im Dezember nicht bereits für andere Sachleistungen – wie etwa Beiträge zu einer Fitnessstudiomitgliedschaft oder einem Jobticket – ausgeschöpft ist. In diesem Fall muss der/die Mitarbeitende das Geschenk daher gemäß § 8 Abs. 2 S. 11 EStG nicht im Rahmen der Einkommenssteuererklärung als Einkunft aus nichtselbstständiger Arbeit angeben und demnach auch nicht versteuern.

Übersteigt ein Geschenk die Freigrenze von EUR 50, ist es regelmäßig als Gehaltsbestandteil zu qualifizieren, der wie Lohn versteuert werden muss. In diesem Fall sind ebenso Sozialversicherungsbeiträge auf den Geldwert des Geschenks zu leisten.

Werden Weihnachtsgeschenke anlässlich der betrieblichen Weihnachtsfeier überreicht, stellen sie keinen Arbeitslohn dar, sondern sind Teil der Aufwendungen der Betriebsfeier und müssen auf den dortigen Freibetrag in Höhe von EUR 110 angerechnet werden.

Vorsicht bei Wiederholung!

Macht ein Arbeitgeber seinen Mitarbeitenden in der Weihnachtszeit regelmäßig ein Geschenk, kann eine betriebliche Übung entstehen. Da in der Praxis doppelte Schriftformklauseln oftmals nicht in Einklang mit dem AGB-Recht stehen, ist hier also Vorsicht geboten. Ist eine betriebliche Übung erst einmal entstanden, kann diese grundsätzlich nur mit Zustimmung der Mitarbeitenden aufgehoben werden.

… und die Mitbestimmung?

Schließlich ist bei Weihnachtsgeschenken durch den Arbeitgeber eine etwaige Mitbestimmung des Betriebsrats nach § 87 Abs. 1 Nr. 10 BetrVG zu beachten. Zwar kann der Arbeitgeber allein entscheiden, ob er Geschenke zu Weihnachten verteilt. Der Mitbestimmung unterliegt hingegen, wie die Leistungen verteilt werden.

Gleichbehandlung auch unter’m Weihnachtsbaum

Auch außerhalb der zwingenden Mitbestimmung ist der Arbeitgeber nicht völlig frei in der Entscheidung, welche Mitarbeitenden er mit Weihnachtsgeschenken beglücken möchte, sondern hat den allgemeinen arbeitsrechtlichen Gleichbehandlungsgrundsatz zu beachten. Dieser verbietet es dem Arbeitgeber, einzelne Mitarbeitende oder Gruppen von Mitarbeitenden ohne sachlichen Grund von allgemein begünstigenden Regelungen des Arbeitsverhältnisses auszunehmen und schlechter zu stellen, als andere Mitarbeitende in vergleichbarer Lage.

Dem Arbeitgeber, der in der bereits genannten Entscheidung IPads nur solchen Mitarbeitenden zukommen lassen wollte, die auch zu der Weihnachtsfeier erschienen waren, erteilte das mit der Sache befasste LAG Köln vor diesem Hintergrund übrigens grünes Licht: Der Arbeitgeber habe mit der Überreichung des im Vorfeld der Weihnachtsfeier nicht angekündigten Geschenks bezweckt, das Interesse der Mitarbeitenden an der Teilnahme an künftigen Betriebsfeiern zu steigern. In der Differenzierung zwischen Mitarbeitenden, die an der Weihnachtsfeier teilnehmen, und solchen, die dies nicht tun, sah das Gericht keine Verletzung des Gleichbehandlungsgrundsatzes, da die vorgenommene Differenzierung zur Erreichung des anvisierten Zwecks – die Teilnahmebereitschaft an Betriebsfeiern zu fördern – erforderlich und angemessen sei und mithin keine sachfremde Benachteiligung darstelle.

Geschenke durch Dritte

Mitarbeitende werden jedoch in der Weihnachtszeit nicht nur von ihrem Arbeitgeber mit Geschenken bedacht, sondern, je nach Position, auch häufig mit Präsenten Dritter, insbesondere von Geschäftspartnern. Vor allem in Abhängigkeit vom Wert des jeweiligen Geschenks kann hier schnell der Anschein von Korruption entstehen die den betroffenen Unternehmen erheblichen Schaden zufügen kann – sowohl finanziell als auch in Form von Reputationsschäden. Auch für die einzelnen Mitarbeitenden kann die Annahme von Geschenken erhebliche straf- und arbeitsrechtliche Folgen haben – hierzu sogleich.

Unternehmen sind daher gut beraten, klar zu regeln, wie Mitarbeitende mit Geschenken Dritter umzugehen haben. Hier kann etwa einheitlich geregelt werden, ob und in welchem Wert Geschenke angenommen werden dürfen. Dabei empfiehlt es sich, den Mitarbeitenden jedenfalls beim Empfang größerer Geschenke aufzugeben, sich dieses intern von der zuständigen Stelle genehmigen zu lassen. Dann kann entschieden werden, ob das Geschenk behalten werden darf. Alle anderen Geschenke sind zurückzugeben oder können sich etwa für eine Tombola oder Spende eignen.

Den Mitarbeitenden wird so eine klare Linie vorgegeben, an der sie sich orientieren können, um möglichen straf- und arbeitsrechtlichen Konsequenzen vorzubeugen. Gleichzeitig erhalten Unternehmen eine bessere und rechtssichere Handhabe, um die Annahme problematischer Geschenke durch ihre Mitarbeitenden vorzubeugen und arbeitsrechtlich zu sanktionieren.

Soll eine entsprechende Compliance-Regelung getroffen werden, unterliegt diese in Unternehmen, die über einen Betriebsrat verfügen, der zwingenden Mitbestimmung nach § 87 Abs. 1 Nr. 1 BetrVG und ist daher in Gestalt einer Betriebsvereinbarung zu schließen.

Und was sollten Mitarbeitende beachten?

Annahme von Geschenken

Zunächst: Geschenke des eigenen Arbeitgebers dürfen Mitarbeitende ohne Bedenken annehmen. Werden jedoch die vorgenannten Wertschwellen überschritten, obliegt den Mitarbeitenden selbst die korrekte Angabe in ihrer Steuererklärung. Liegt der Wert des Geschenks über der Freigrenze von EUR 50, muss der gesamte Wert des Geschenks versteuert werden, weil es sich bei diesem Betrag gerade nicht um einen Freibetrag, sondern eine Freigrenze handelt.

Komplizierter gestaltet sich die Annahme von Geschenken durch Geschäftspartner: Auch hier ist es durchaus üblich, anlässlich des Weihnachtsfests ein Präsent – oft in Form eines Buches, Kalenders oder einer Flasche Wein – zu überreichen.

Hier ist aber Vorsicht geboten, damit der Genuss des edlen Tropfens keinen faden Beigeschmack bekommt: Der Verdacht von Bestechlichkeit nach § 299 Abs. 1 StGB oder ein Verstoß gegen interne Compliance-Regelungen kann schnell im Raum stehen. Mitunter können arbeitsrechtliche Konsequenzen in Form einer Abmahnung oder sogar Kündigung folgen.

Sollten interne Richtlinien zur Annahme von Geschenken existieren, sind diese selbstverständlich zu beachten.

Hat das Unternehmen keine Compliance-Regelung aufgestellt, ist für die Frage der Annahme entscheidend, ob das Geschenk den Eindruck erweckt, der Geschäftspartner verspreche sich eine Gegenleistung. Ist das Geschenk direkt mit einer Forderung verbunden, kann selbst bei niedrigem Geschenkwert der Verdacht der Bestechlichkeit erweckt werden. Je wertvoller das Geschenk, desto eher kann auf einen Hintergedanken geschlossen werden. Auch die Versendung an die Privatadresse des Mitarbeitenden spricht dafür, dass das Geschenk vor dem Arbeitgeber wohl eher verheimlicht werden soll.

Bei der Abgrenzung hilft die Frage danach, was wohl im konkreten Verhältnis noch als sozial adäquat anzusehen ist. Der Wert des Geschenks wird mit dem monatlichen Gehalt des Mitarbeitenden in Relation gebracht. Es ist daher nicht überraschend, dass ein Geschenk an das Vorstandsmitglied einen größeren Umfang haben darf als eines an „einfache“ Mitarbeitende. Auch die Intensität der Geschäftsbeziehung dürfte hier eine Rolle spielen – so darf ein Geschenk eines Geschäftspartners, mit dem bereits seit Jahren eine enge und rege gepflegte Beziehung besteht, im gewissen Rahmen sicherlich großzügiger ausfallen, ohne bereits einen bösen Anschein zu erwecken, als dies nach nur wenigen und vereinzelt gebliebenen geschäftlichen Kontakten der Fall sein wird.

Geschenke mit geringem Wert, etwa Kugelschreiber oder Kalender, gelten in der Regel als sozialadäquat und sind daher akzeptiert. Gibt der Arbeitgeber keine klaren Compliance-Regelungen vor, hält die gängige Rechtsprechung Geschenke im Wert von bis zu EUR 35 regelmäßig für steuer- und strafrechtlich nicht relevant. Um trotzdem sicher zu gehen, sollten größere Geschenke erst nach Rücksprache mit dem Arbeitgeber angenommen werden.

Unabhängig vom Risiko der Korruption und arbeitsrechtlichen Konsequenzen stellt sich auch hier die Frage der richtigen steuer- und sozialversicherungsrechtlichen Behandlung, um nicht dem leichtfertigen (§ 378 AO) oder gar vorsätzlichen (§ 370 AO) Vorwurf der Steuerverkürzung oder eines Verstoßes gegen § 266a StGB ausgesetzt zu sein.

Geschenke an Geschäftspartner

Wollen Mitarbeitende oder ein Unternehmen selbst zu Weihnachten Mitarbeitenden eines anderen Unternehmens eine Aufmerksamkeit zukommen lassen, empfiehlt es sich, dieses zunächst mit einer Gruß- oder Dankeskarte an das Unternehmen selbst zu adressieren. So wird gleich von vornherein dem Anschein der Heimlichkeit vorgebeugt und die Entscheidung, das Geschenk dem/der Mitarbeitenden zu überreichen oder etwa zu spenden, liegt beim Unternehmen. Vom Zusenden von Geschenken an die Privatadresse des Mitarbeitenden sollte jedenfalls Abstand genommen werden, um weder die beschenkte Person, noch sich selbst in Schwierigkeiten zu bringen und jeglichen Anschein von Bestechung und Bestechlichkeit zu vermeiden.

Im Fall von Unsicherheiten besteht jedenfalls im Falle größerer Unternehmen oftmals die Möglichkeit der Einsichtnahme in öffentlich verfügbare Compliance-Richtlinien zur Geschenkannahme. Ansonsten lohnt die Erkundigung bei der zuständigen Stelle im Unternehmen.

Besondere Vorsicht ist im Übrigen im Falle von Geschenken an Amtsträger wie Beamte oder sonstige behördlich tätige Personen zu beachten: Aufgrund der insoweit äußerst strengen strafrechtlichen Regelungen in Bezug auf Amtsträgerkorruption gem. §§ 333 ff. StGB sollte im Zweifel von Geschenken gänzlich Abstand genommen werden oder nur auf geringwertige Geschenke im Wert von etwa EUR 5 bis EUR 10 zurückgegriffen werden. In jedem Fall ist es ratsam, sich zuvor eine Genehmigung des Dienstvorgesetzten einzuholen.

Aus steuerrechtlicher Sicht bietet es sich jedenfalls an, dass der Wert des Geschenks EUR 35 nicht übersteigt. Denn bis zu dieser Höhe können die Aufwendungen für Geschenke an Personen, die nicht selbst Mitarbeitende des Steuerpflichtigen sind, als Betriebsausgaben gem. § 4 Abs. 5 S. 1 Nr. 1 EStG abgezogen werden. Fällt das Geschenk doch einmal größer aus, kann es auch nicht teilweise als Betriebsausgabe abgezogen werden. Denn auch der Betrag in § 4 Abs. 5 S. 1 Nr. 1 S. 2 EStG ist kein Freibetrag, sondern eine Freigrenze. Diese Geschenke können aber nach § 37b EStG pauschal mit 30 % besteuert werden.

Fazit

(Kleine) Geschenke erhalten die Freundschaft – das gilt im beruflichen Umfeld genauso wie privat. Damit das Geschenk auch wirklich und nachhaltig Freude bereitet, gilt es für Schenkende und Beschenkte die vorgenannten Aspekte zu beachten. Generell gilt: Im Zweifel sollte um Rat nachgesucht und einem schlechten Bauchgefühl in jedem Fall nachgegangen werden. Denn was sich falsch anfühlt, ist es oftmals auch. Auch Heimlichkeit verträgt sich im Geschäftsverkehr nicht mit Geschenken.

Werden diese Grundsätze beachtet, sind beste Grundlagen dafür gelegt, dass das Weihnachtsfest nicht nur unter dem Weihnachtsbaum im Kreise der Familie, sondern auch zwischen Arbeitgeber und Mitarbeitenden möglichst harmonisch verläuft.