Reform des Nachweisgesetzes: Wesentliche Neuerungen und Auswirkungen

Es haben sich neue Arbeitsformen der Beschäftigung wie z.B. Crowd- und Gigworking entwickelt, die aufseiten der Arbeitnehmer zu Ungewissheit bezüglich der Arbeitsbedingungen führen können. Vor diesem Hintergrund haben das Europäische Parlament und der Rat die Richtlinie (EU) 2019/1152 („Arbeitsbedingungenrichtlinie“) erlassen, welche die Nachweisrichtlinie ersetzen soll. Die Arbeitsbedingungenrichtlinie verfolgt das Ziel, die Arbeitsbedingungen dahingehend zu verbessern, dass eine transparentere und vorhersehbarere Beschäftigung gefördert und zugleich die Anpassungsfähigkeit des Arbeitsmarktes gewährleistet wird. Zur Erreichung dieses Ziels sieht die Richtlinie unter anderem vor, dass Nachweispflichten über wesentliche Arbeitsbedingungen, die national im NachwG geregelt sind, erweitert werden.

Die Richtlinie muss bis zum 31. Juli 2022 in das deutsche Recht umgesetzt werden. Hierzu hat die Bundesregierung einen Gesetzesentwurf (BT-Drs. 20/1636) vorgelegt, der eine Reform des NachwG vorsieht, welche bereits zum 1. August 2022 in Kraft treten soll. Zur Umsetzung der Richtlinie hat der Bundestag am 23. Juni 2022 gerade noch rechtzeitig das neue NachwG beschlossen.

Status quo – Bisherige Regelungen im NachwG

Das NachwG sieht in § 2 Abs. 1 S. 1 vor, dass Arbeitgeber dazu verpflichtet sind, spätestens einen Monat nach dem vereinbarten Beginn des Arbeitsverhältnisses die wesentlichen Vertragsbedingungen schriftlich niederzulegen, die Niederschrift zu unterzeichnen und dem Arbeitnehmer auszuhändigen. In § 2 Abs. 2 S. 2 NachwG findet sich ein Katalog der wesentlichen Vertragsbedingungen, die in die Niederschrift aufzunehmen sind. Darunter fallen neben Daten wie Name und Anschrift des Arbeitnehmers, insbesondere Regelungen zu Beginn des Arbeitsverhältnisses, Arbeitsort, Urlaub sowie eine Beschreibung der zu leistenden Tätigkeit. Durch die Aufnahme dieser Punkte in einen schriftlichen Arbeitsvertrag wird die Nachweispflicht gem. § 2 Abs. 4 NachwG erfüllt. Der Nachweis der wesentlichen Vertragsbedingungen in elektronischer Form ist ausdrücklich ausgeschlossen. Daher ist zwingend die eigenhändige Unterzeichnung durch den Aussteller erforderlich. Die Nachweispflicht gilt nicht nur bei Abschluss eines neuen Arbeitsvertrages, sondern gem. § 3 NachwG auch bei Änderung der wesentlichen Arbeitsbedingungen. Eine Änderung ist dem Arbeitnehmer spätestens einen Monat nach der Änderung schriftlich mitzuteilen.

Das NachwG sieht allerdings keine Sanktionen vor, insbesondere sind Verstöße gegen das NachwG in der aktuell gültigen Fassung des Gesetzes nicht bußgeldbewehrt. Der betroffene Arbeitnehmer könnte jedoch nach den allgemeinen Regelungen des Zivil- und Zivilprozessrechts grundsätzlich gerichtlich Erfüllungsansprüche gegen den Arbeitgeber auf Niederlegung, Unterzeichnung und Aushändigung einer Niederschrift geltend machen. Dies passiert allerdings in der Praxis selten. Darüber hinaus kommen Schadensersatzansprüche in Betracht. Dazu müsste dem Arbeitnehmer indes der Nachweis gelingen, dass ein bezifferter Schaden vorliegt, der auf die Pflichtverletzung zurückzuführen ist. In der Praxis gelingt dies meist nur in den Fällen, in denen der Arbeitgeber aufgrund des fehlenden schriftlichen Nachweises nicht auf Ausschlussfristen hingewiesen hat und dadurch Ansprüche untergegangen sind. Schließlich können Verstöße zu Nachteilen bei der Darlegungs- und Beweislast in etwaigen arbeitsgerichtlichen Verfahren führen. Insofern erscheinen die Folgen für Arbeitgeber überschaubar, zumal es sich bei den Vorgaben des NachwG nicht um Wirksamkeitsvoraussetzungen für getroffene Vereinbarungen handelt.

Neuerungen im NachwG

Die Umsetzung der Arbeitsbedingungenrichtlinie hinsichtlich der Nachweispflichten bringt einige Änderungen im NachwG mit sich. Das dazu beschlossene NachwG enthält einige Änderungen, bringt allerdings nicht die erhofften Erleichterungen im Hinblick auf die Digitalisierung der Arbeitswelt.

Der Pflichtenkatalog des Arbeitgebers zur Unterrichtung über die wesentlichen Arbeitsbedingungen wird insbesondere um folgende Angaben erweitert:

• die Dauer der vereinbarten Probezeit,
• die vereinbarten Ruhezeiten und Ruhepausen sowie bei vereinbarter Schichtarbeit das Schichtsystem, der Schichtrhythmus und Voraussetzungen für Schichtänderungen,
• die Möglichkeit der Anordnung von Überstunden und deren Voraussetzungen,
• ein etwaiger Anspruch auf vom Arbeitgeber bereitgestellte Fortbildung,
• den Namen und die Anschrift des Versorgungsträgers, wenn der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer eine betriebliche Altersversorgung über einen Versorgungsträger zusagt,
• das einzuhaltende Verfahren bei der Kündigung eines Arbeitsverhältnisses, mindestens das Schriftformerfordernis und die geltenden Kündigungsfristen, sowie die Frist zur Erhebung der Kündigungsschutzklage sowie
• Angaben im Zusammenhang mit Arbeit auf Abruf nach § 12 TzBfG.

Strengere Fristen

Durch das neue NachwG werden außerdem strengere Fristen zur Erfüllung der Nachweispflichten eingeführt. Der Arbeitgeber darf nicht mehr bis zu einem Monat nach dem vereinbarten Beginn des Arbeitsverhältnisses warten. Vielmehr sieht das NachwG für bestimmte Arbeitsbedingungen abgestufte Fristen vor. Bestimmte Angaben aus dem Pflichtenkatalog sind dem Arbeitnehmer in Zukunft spätestens am ersten Tag der Arbeitsleistung auszuhändigen (z.B. Name und Anschrift der Vertragsparteien, Zusammensetzung und Höhe der Vergütung). Andere Angaben sind spätestens am siebten Kalendertag nach dem vereinbarten Beginn des Arbeitsverhältnisses (z.B. Zeitpunkt des Arbeitsbeginns und Arbeitsort) und nach spätestens einen Monat nach dem vereinbarten Beginn des Arbeitsverhältnisses (z.B. Angaben zum Kündigungsschutzverfahren und zum Versorgungsträger bei betrieblicher Altersversorgung) auszuhändigen. Bei Änderungen wesentlicher Arbeitsbedingungen hat der Arbeitgeber auch nicht mehr einen Monat Zeit, sondern muss diese spätestens an dem Tag, an dem sie wirksam werden, schriftlich mitteilen.

Schriftformerfordernis

Das strenge Schriftformerfordernis der Nachweispflichten wird entgegen den Erwartungen im neuen Gesetz nicht gelockert. Es gilt weiterhin, dass die wesentlichen Arbeitsbedingungen dem Arbeitnehmer ausschließlich in schriftlicher und unterzeichneter Form ausgehändigt werden müssen, obgleich die Arbeitsbedingungenrichtlinie kein strenges Schriftformerfordernis vorsieht und ausdrücklich eine elektronische Form zulässt. Nach Art. 3 der Richtlinie dürfen die Informationen in elektronischer Form zur Verfügung gestellt und übermittelt werden, sofern sie für den Arbeitnehmer zugänglich sind, gespeichert und ausgedruckt werden können und der Arbeitgeber einen Übermittlungs- oder Empfangsnachweis erhält. Das neue NachwG macht allerdings von dieser Möglichkeit keinen Gebrauch. Dies sorgt insbesondere vor dem Hintergrund der Digitalisierung für große Enttäuschung und dürfte in vielen Bereichen ein Hemmnis für Innovation und Fortschritt sein, da Unternehmen vermehrt auf die Führung von elektronischen Personalakten setzen und hierdurch der Zwang zur Beibehaltung von „Papierbergen“ verbleibt.

Neue Bußgeldtatbestände

Die wohl gravierendste Neuerung stellt die Einführung von eigenständigen Bußgeldtatbeständen dar. Händigt der Arbeitgeber hiernach wesentliche Vertragsbedingung nicht, nicht richtig, nicht vollständig, nicht in der vorgeschriebenen Weise oder nicht rechtzeitig aus, liegt ein bußgeldbewehrter Verstoß vor. Gleiches gilt für die Mitteilungspflicht bei Änderungen von Vertragsbedingungen. Für jeden Verstoß drohen Bußgelder in Höhe von bis zu 2.000 EUR.

Auswirkungen auf die betriebliche Altersversorgung

Auch für die betriebliche Altersversorgung („bAV“) ergeben sich aus der Reform des NachwG Neuerungen. Die bAV gehört weiterhin als Bestandteil des Arbeitsentgelts zu den mitteilungspflichtigen wesentlichen Vertragsbedingungen. Nach dem neuen Gesetz sind die Bestandteile des Arbeitsentgelts, die Fälligkeiten und die Art der Auszahlungen getrennt anzugeben. Für die bAV könnte dies bedeuten, dass der Arbeitgeber in Zukunft arbeitnehmer- und arbeitgeberfinanzierte Bestandteile sowie alle möglichen Fälligkeiten und Auszahlungsoptionen gesondert angeben müsste. Ob dies wirklich vom Gesetzgeber so gewollt ist, ist derzeit noch unklar, erscheint aber zweifelhaft.

Darüber hinaus hat der Arbeitgeber, soweit er seinen Arbeitnehmern eine bAV über einen Versorgungsträger zusagt, diesen den Namen und die Anschrift des Versorgungsträgers schriftlich mitzuteilen, es sei denn, dass bereits den Versorgungsträger selbst eine solche gesetzliche Mitteilungspflicht trifft. Insofern muss der Arbeitgeber in Zukunft bei der Gewährung einer bAV über eine Unterstützungskasse seinen Arbeitnehmern weitere Informationen über den Versorgungsträger geben. Für bAV im Rahmen von Direktversicherungen, Pensionskassen und Pensionsfonds verändert sich die Rechtslage hingegen nicht, da diese eine eigene Informationsverpflichtung trifft.

Bedauerlicherweise führt das Festhalten an der Schriftform dazu, dass die fortschreitende Digitalisierung in der bAV ausgebremst wird. In vielen Unternehmen werden bereits digitale Plattformen genutzt, um den Verwaltungsaufwand zu reduzieren, der durch umfassende Dokumentations- und Aufbewahrungspflichten entsteht. Hierdurch werden die zuständigen Personalabteilungen entlastet und die Kosten reduziert. Dies war auch rechtlich zulässig, da das Betriebsrentengesetz („BetrAVG“) hinsichtlich der Vereinbarung oder Änderung bestehender Versorgungsleistungen zur Wirksamkeit keine bestimmte Form vorschreibt. Daher konnten Arbeitgeber solche Vereinbarungen durch die Nutzung von Online-Portalen abschließen und auf diesem Wege über Änderungen informieren. Insbesondere bei Vereinbarungen zur Entgeltumwandlung, die im laufenden Arbeitsverhältnis vielfach Änderungen unterliegen, erscheint eine Portal-Lösung praxisgerecht und sinnvoll, zumal diese in der bAV bereits genutzt wird. Auch der Gesetzgeber hat diesen Trend der Zeit erkannt und im Jahre 2021 das Rentenübersichtsgesetz („RentÜG“) beschlossen. Hiernach soll allen Bürgern ein elektronisches Portal zur Verfügung gestellt werden, über welches alle Daten zur gesetzlichen, betrieblichen und privaten Altersversorgung abgerufen werden können. Durch die Digitalisierung sollen daher schnellere und effizientere Prozesse geschaffen werden und eine Entbürokratisierung erfolgen.

Diesem Anliegen tritt der Gesetzgeber nun aber entgegen, indem er weiterhin fordert, dass Mitteilungspflichten aus dem NachwG nur schriftlich erfolgen dürfen. Trotz der in der Richtlinie vorgesehenen Möglichkeit der elektronischen Mitteilungspflicht, hält das neue NachwG an der Schriftform fest. Werden also neue Leistungen der bAV eingeführt bzw. bereits bestehende Vereinbarungen verändert, bedeutet dies für den Arbeitgeber, dass er seine Arbeitnehmer hierüber stets schriftlich informieren muss. Ein bloßer Verzicht auf eine schriftliche Mitteilung, wie es zuvor die Praxis war, führt nun zu rechtlichen und wirtschaftlichen Konsequenzen.

Das Festhalten an der Schriftform lässt sich mit den Digitalisierungszielen der Bundesregierung keinesfalls in Einklang bringen. Vielmehr werden der zusätzliche bürokratische Aufwand und die geplante Bußgeldandrohung für die bAV ein Hindernis darstellen und die Verbreitung der bAV behindern. Diese Entwicklung erscheint jedenfalls für die bAV, die eine Vorreiterrolle in der digitalisierten Arbeitswelt einnimmt, sehr bedauerlich. Auch aus Nachhaltigkeitsgesichtspunkten erscheint die Regelung als missglückt, denn sie wird gewiss vermehrt zu papiergebundenen Prozessen führen.

Praxishinweis

Das NachwG bremst den voranschreitenden Digitalisierungstrend von HR-Prozessen und im Rahmen von bAV stark aus. Die Nutzung von Online-Portalen oder webbasierten Lösungsansätzen ist zwar rechtlich weiterhin möglich, jedoch muss der Arbeitgeber dafür sorgen, dass die nachweispflichtigen Informationen zusätzlich in Schriftform an die Arbeitnehmer ausgehändigt werden. Versäumt er dies, drohen ihm Bußgelder.

Daneben bestehen hinsichtlich bestehender Nachweiskriterien und neuer Arbeitsverträge Handlungsbedarf, da sich die Informationspflichten stark erweitert haben. Die entsprechenden Anpassungen sollten daher zeitnah vorgenommen werden.

Für Arbeitsverhältnisse, die vor dem 1. August 2022 geschlossen wurden, sieht das NachwG eine Übergangsregelung dahingehend vor, dass auf Verlangen von Arbeitnehmern bestimmte Nachweispflichten (z.B. Name und Anschrift der Vertragsparteien, der Zeitpunkt des Beginns des Arbeitsverhältnisses, die Zusammensetzung und Höhe der Vergütung) spätestens am siebten Tag, im Übrigen spätestens einen Monat nach Zugang der Aufforderung erbracht werden müssen.