Arbeitszeiterfassung: Einordnung des Referentenentwurfs

Klar ist: einen Paukenschlag stellt der Gesetzesentwurf nicht dar. Der Entwurf beschränkt sich vielmehr auf eine Minimallösung. In § 16 Abs. 2 ArbZG, in dem bislang lediglich eine Aufzeichnungspflicht für Mehrarbeit vorgeschrieben war, führt er die Verpflichtung des Arbeitgebers ein, „Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit […] elektronisch aufzuzeichnen“. Die neuen Absätze 3 bis 8 regeln weitere Details. Der Beitrag befasst sich damit, was dies für Arbeitgeber künftig bedeutet.

Elektronische Aufzeichnung

Etwas überraschend – und strenger als der Europäische Gerichtshof („EuGH“) und das BAG – sieht der Entwurf vor, dass die Aufzeichnung ausschließlich elektronisch erfolgen soll. Dies begründet der Entwurf damit, dass elektronische Lösungen leichter zu handhaben seien, was wiederum Gewähr für eine höhere Präzision der Aufzeichnungen biete. Die näheren Modalitäten der Aufzeichnung überlässt der Entwurf allerdings dem Arbeitgeber. Hier bieten sich mehrere Möglichkeiten, von der Verwendung eines Zeiterfassungsgeräts (z.B. digitale „Stechuhr“) über die Nutzung einer App bis zur Verwendung von Excel-Tabellen, die händisch befüllt werden. Für Schichtbetriebe lässt der Entwurf ausdrücklich auch die Verwendung elektronischer Schichtpläne zu. Hier muss aber sichergestellt sein, dass Abweichungen von den in den Schichtplänen hinterlegten Arbeitszeiten ebenfalls elektronisch erfasst werden.

Die Einführung eines elektronischen Arbeitszeiterfassungssystems ist mit Aufwand und Kosten verbunden. Die Kosten für die technische Einführung einer elektronischen Arbeitszeiterfassung beziffert der Entwurf pauschal mit EUR 450,00 „pro Betrieb“. Dass die Kosten abhängig von der Betriebsgröße meist deutlich höher ausfallen dürften, liegt auf der Hand. Hinzu kommt, dass der organisatorische Aufwand im Zusammenhang mit der Einführung eines Arbeitszeiterfassungssystems ebenfalls einen nicht unerheblichen Kostenfaktor darstellen dürfte, der zusätzlich zu den technischen Kosten zu Buche schlagen wird.

Vor diesem Hintergrund enthält der Entwurf eine „Kleinbetriebsklausel“, wonach Arbeitgeber mit bis zu zehn Beschäftigten auch nichtelektronische Formen der Aufzeichnung wählen können. Von der Arbeitszeiterfassung als solcher sind sie aber nicht ausgenommen. In Anbetracht des vorgesehenen Gesetzeswortlauts, in dem durchweg von „Arbeitgeber[n]“ die Rede ist, scheint trotz der Bezeichnung als „Kleinbetriebsklausel“ in der Entwurfsbegründung das Unternehmen die maßgebliche Einheit zu sein und nicht etwa der jeweilige Betrieb. Auch ausländische Arbeitgeber ohne Betriebsstätte im Inland können nichtelektronische Formen der Aufzeichnung wählen, wenn sie nicht mehr als zehn Arbeitnehmer nach Deutschland entsenden.

Es bestehen jedoch Übergangsfristen. So wird Arbeitgebern zur Einführung einer elektronischen Arbeitszeiterfassung – nicht aber der Arbeitszeiterfassung selbst – eine Übergangsfrist von einem Jahr gewährt. Für mittelgroße Arbeitgeber sind etwas großzügigere Übergangsfristen vorgesehen: Beschäftigt der Arbeitgeber weniger als 250 Beschäftigte gilt eine Übergangsfrist von zwei Jahren, bei weniger als 50 Beschäftigten beträgt die Übergangsfrist fünf Jahre.

Tägliche Aufzeichnung

Die Aufzeichnung muss täglich erfolgen. Nachträgliche Korrekturen sind nach der Entwurfsbegründung zwar zulässig, sollten aber möglichst zeitnah erfolgen.

An dieser Stelle ist der Entwurf deutlich strenger als etwa das Mindestlohngesetz, das Arbeitgeber bestimmter Branchen ebenfalls zur Aufzeichnung der Arbeitszeiten verpflichtet, ihnen jedoch sieben Tage Zeit hierfür gibt. Offenbar geht der Entwurf davon aus, dass eine elektronische Aufzeichnung leichter und somit zeitnäher erfolgen kann – das Mindestlohngesetz lässt auch nichtelektronische Aufzeichnungen zu. Ob sich dies in der Praxis als zutreffend erweist, dürfte jedoch zumindest bei Tätigkeiten, die nicht ortsgebunden sind, stark zu bezweifeln sein. 

Aufzeichnung auch der Pausenzeiten?

Der Entwurf sieht vor, dass „Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit“ aufgezeichnet werden müssen. Von Pausenzeiten ist im Entwurf indes keine Rede. Sie müssen daher wohl nicht gesondert erfasst werden. Zumindest die (Gesamt-)Länge aller Pausen am Arbeitstag kann aber anhand der aufzuzeichnenden Zeitdaten ermittelt werden. Ob auch die gesetzlich vorgeschriebene Lage der Pausenzeiten (spätestens nach sechs Stunden Arbeitszeit) und deren Mindestlänge (15 Minuten) eingehalten wurde, lässt sich dagegen nicht überprüfen.

Delegation auf Beschäftigte zulässig

Erfreulicherweise stellt der Entwurf klar, dass die Arbeitszeiterfassung auch durch die Beschäftigten selbst oder durch Dritte erfolgen kann. Der Arbeitgeber kann die Aufzeichnungspflicht somit delegieren, bleibt aber letztlich verantwortlich dafür, dass die Aufzeichnung zuverlässig erfolgt. Um seiner Verantwortung nachzukommen, muss der Arbeitgeber – so sieht es die Entwurfsbegründung ausdrücklich vor – die Beschäftigten über die Erfassungspflicht unterrichten und die Ordnungsgemäßheit der Aufzeichnungen zumindest stichprobenartig nachprüfen. Arbeitgeber werden daher nicht darum herumkommen, hierfür interne Prozesse aufzusetzen. Zwecks Nachweis gegenüber den Behörden sollten Unterrichtung und interne Prozesse dokumentiert bzw. beschrieben werden. Die Unterrichtung der Mitarbeiter daher in jedem Fall schriftlich oder elektronisch (z.B. per E-Mail) erfolgen.

Vertrauensarbeitszeit weiterhin möglich

Vertrauensarbeitszeit soll nach dem Entwurf weiterhin möglich sein. Blindes Vertrauen dahingehend, dass die Beschäftigten ihre Arbeitszeit stets nach den Regelungen ihres Arbeitsvertrags und den gesetzlichen Rahmenbedingungen ausrichten, ist damit aber nicht (mehr) gemeint. Vielmehr müssen auch die Arbeitszeiten von Beschäftigten mit Vertrauensarbeitszeit künftig erfasst werden. Der Bezugspunkt des Vertrauens ist daher nunmehr ein anderer: Der Arbeitgeber verzichtet auf die Überwachung der Einhaltung der vertraglich vereinbarten Arbeitszeit und deren Lage. Die Einhaltung der gesetzlichen Arbeitszeitgrenzen muss er dagegen überwachen, d.h. Überschreitungen der Höchstarbeitszeit und Mindestruhezeiten müssen ihm bekannt werden. Eine erste Antwort darauf, wie dieser Spagat gelingen soll – immerhin liegen dem Arbeitgeber die Daten, anhand derer er die Einhaltung der vertraglich vereinbarten Arbeitszeit und deren Lage einsehen kann, vor – liefert die Begründung des Entwurfs: Das elektronische Arbeitszeiterfassungssystem wird so programmiert, dass es Überschreitungen der gesetzlichen Grenzen automatisch an den Arbeitgeber meldet. Ergänzend hierzu wird der Arbeitgeber stichprobenartig zu überprüfen haben, ob die Beschäftigten ihre Arbeitszeiten auch korrekt erfassen (siehe bereits oben).

Anwendungsbereich der Arbeitszeiterfassung

Der Arbeitgeber muss grundsätzlich die Arbeitszeiten aller Beschäftigten im Betrieb erfassen. Die Neuregelung sieht hier insofern keine Ausnahmetatbestände vor, auch wenn die europäische Arbeitszeit-Richtlinie Spielräume eröffnet hätte. Diese greift der Entwurf aber nicht auf (zu tariflichen Ausnahmemöglichkeiten sogleich). Die bisher schon geltenden Ausnahmen, insbesondere für leitende Angestellte, gelten vielmehr unverändert fort. Die zwischenzeitlich aufgeflammte Diskussion, ob nicht auch die Arbeitszeiten der leitenden Angestellten zu erfassen sind, gehört damit wohl der Vergangenheit an. Denn das ArbZG ist gegenüber dem ArbSchG im Hinblick auf allgemeine Arbeitszeithöchstregelungen spezieller und somit vorrangig anzuwenden. Für eine Herleitung einer Arbeitszeiterfassungspflicht aus dem ArbSchG, das auch für leitende Angestellte gilt, bleibt daher kein Raum.

Abweichungen nur durch oder aufgrund eines Tarifvertrags

Abweichungen von den gesetzlichen Vorgaben zur Arbeitszeiterfassung sind nach dem Entwurf nur möglich, wenn dies in einem Tarifvertrag vorgesehen ist und der Arbeitgeber an diesen Tarifvertrag gebunden ist. Der Tarifvertrag kann dabei die Abweichung selbst beinhalten oder sie den Betriebsparteien überlassen. In Betrieben nicht tarifgebundener Arbeitgeber scheidet eine Abweichung somit in jedem Fall aus – selbst wenn Arbeitgeber und Betriebsrat Abweichungen für sachgerecht halten. Denn im Gegensatz zu zahlreichen anderen Bestimmungen des ArbZG sieht der Entwurf nicht (einmal) vor, dass nicht tarifgebundene Arbeitgeber, die im Geltungsbereich eines Tarifvertrags liegen, die von diesem eröffneten Abweichungen in ihrem Betrieb zur Anwendung bringen können. Diese Regelungstechnik passt zu der im Koalitionsvertrag festgehaltenen Zielsetzung, wonach den Tarifvertragsparteien bei der Gestaltung der Arbeitsbedingungen mehr Freiheiten eingeräumt werden sollen.

In der Sache sind Abweichungen in folgender Hinsicht zulässig:

• Statt der elektronischen Form kann eine andere Form der Aufzeichnung zugelassen werden.
• Es kann bestimmt werden, dass die Aufzeichnung der Arbeitszeit nicht taggleich erfolgen muss, sondern innerhalb eines Zeitraums von bis zu sieben Tagen.
• Beschäftigte, „bei denen die gesamte Arbeitszeit wegen der besonderen Merkmale der ausgeübten Tätigkeit nicht gemessen oder nicht im Voraus festgelegt wird oder von den [Beschäftigten] selbst festgelegt werden kann“, können von der Arbeitszeiterfassung gänzlich ausgenommen werden.

Welche Gruppen von Beschäftigten hiermit im Einzelnen gemeint sind, ist unklar und dürfte in Zukunft regen Anlass zur Diskussion geben. Fest steht nur, dass die Formulierung wortgleich aus der europäischen Arbeitszeit-Richtlinie übernommen ist. Die bislang hierzu ergangene Rechtsprechung des EuGH ist indes überschaubar. Ihr ist lediglich zu entnehmen, dass der EuGH die Regelung tätigkeitsbezogen und restriktiv interpretiert. Der Entwurf zählt beispielhaft Führungskräfte, herausgehobene Experten und Wissenschaftler auf. 

An dieser Stelle offenbart sich eine (weitere) Unzulänglichkeit der Regelungstechnik. Bei den genannten Berufsgruppen handelt es sich um typischerweise außertarifliche Angestellte. Sie zählen gar nicht zur Zielgruppe der Gewerkschaften. Zwar mögen die Regelungen eines Tarifvertrags zur Arbeitszeiterfassung auch für sie gelten, da es sich um sog. Betriebsnormen handeln dürfte, deren Geltung im Betrieb allein von der Tarifbindung des Arbeitgebers abhängt und damit auch außertarifliche Angestellte erfasst. Den Gewerkschaften dürfte jedoch recht wenig daran gelegen sein, für diese Berufsgruppen Abweichungsregelungen zu vereinbaren. 

Insbesondere nicht tarifgebundene Arbeitgeber werden hier vor eine scheinbar nahezu unlösbare Aufgabe gestellt. Sie müssen Sorge dafür, dass die Arbeitszeiten von Beschäftigten, deren Arbeitszeit nur schwer bis gar nicht zu erfassen ist, zuverlässig aufgezeichnet werden.

Aufbewahrungsfristen und behördliche Befugnisse

Der Arbeitgeber ist verpflichtet, die Arbeitszeitnachweise für die Dauer von mindestens zwei Jahren aufzubewahren. Die Aufzeichnungen müssen in deutscher Sprache geführt und im Inland für den Fall einer behördlichen Kontrolle aufbewahrt werden. Auf Verlangen der Aufsichtsbehörde sind die Unterlagen auch am Ort der Beschäftigung bereitzuhalten. 

Ein Verstoß gegen die vorgenannten Regelungen stellt nach dem Entwurf eine Ordnungswidrigkeit dar, die mit einem Bußgeld von bis zu EUR 30.000 geahndet werden kann. Es ist davon auszugehen, dass ein Verstoß gegen die Aufbewahrungspflicht pro Beschäftigtem mit einem entsprechenden Bußgeld geahndet werden kann. Hier kann es für Arbeitgeber also schnell teuer werden.

Auskunftsanspruch

Nach der Entscheidung des EuGH muss das System zur Arbeitszeiterfassung für die Beschäftigten zugänglich sein. Nach dem Gesetzesentwurf hat der Arbeitgeber seinen Beschäftigten auf deren Verlangen hin daher Auskunft über die aufgezeichnete Arbeitszeit zu erteilen und eine Kopie der Aufzeichnungen zur Verfügung zu stellen. Hierfür genügt es, wenn die Beschäftigten auf die entsprechenden elektronischen Aufzeichnungen zugreifen und sich selbst eine Kopie anfertigen können. Ein Verstoß gegen den Auskunftsanspruch stellt nach dem Entwurf ebenfalls eine Ordnungswidrigkeit dar und kann mit einem Bußgeld von bis zu EUR 30.000 geahndet werden. 

Der Auskunftsanspruch rückt insbesondere auch im Hinblick auf die Vergütung etwaiger Überstunden in den Fokus. Hier obliegt es bislang grundsätzlich den Beschäftigten, im Einzelnen darzulegen und gegebenenfalls zu beweisen, in welchem Umfang Überstunden geleistet wurden. Dies wird künftig durch die Aufzeichnung der gesamten Arbeitszeit wesentlich erleichtert und es dürfte Arbeitgebern folglich schwerfallen, dem entsprechenden Nachweis entgegenzutreten. 

Mitbestimmungsrecht des Betriebsrats

Ist im Betrieb ein Betriebsrat gebildet, ist das Mitbestimmungsrecht des Betriebsrats zu beachten. Während Arbeitgeber in betriebsratslosen Betrieben die Einrichtung des Arbeitszeiterfassungssystems nun alleine angehen können (und müssen), besteht in Unternehmen mit Betriebsräten ein Mitbestimmungsrecht nach § 87 Abs. 1 Nr. 7 des Betriebsverfassungsgesetzes („BetrVG“). Bei der Reichweite dieses Mitbestimmungsrechts ist allerdings zu differenzieren:

Hinsichtlich des „ob“ der Arbeitszeiterfassung hat der Betriebsrat weder ein Mitbestimmungs- noch ein Initiativrecht, da eine gesetzliche Verpflichtung zur Aufzeichnung besteht. Für eine Mitbestimmung des Betriebsrats bleibt bei dieser Frage daher kein Raum.

Sofern jedoch hinsichtlich der Ausgestaltung des Arbeitszeiterfassungssystems nach der gesetzlichen Regelung noch ein Spielraum verbleibt, hat der Betriebsrat bei diesem mitzubestimmen. Dass die Aufzeichnung elektronisch erfolgen muss, ist gesetzlich vorgegeben. Wie oben bereits erwähnt, bestehen jedoch mehrere Möglichkeiten, wie die elektronische Aufzeichnung konkret erfolgen kann, sodass der Betriebsrat hier zu beteiligen ist. Auch soweit es um die Erfassung von Daten über die gesetzliche Regelung hinausgeht, z.B. die Aufzeichnung von Ruhepausen oder die Aufbewahrung der Daten über einen längeren als den gesetzlich vorgeschriebenen Zeitraum, ist der Betriebsrat zu beteiligen. 

Darüber hinaus dürfte bei der Ausgestaltung des elektronischen Systems auch ein Mitbestimmungsrecht des Betriebsrats nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG bestehen, welches sich insbesondere auf die technische Ausgestaltung und Nutzungsweise des Systems, etwa Zugriffsrechte auf und den Umgang mit den gespeicherten Daten, bezieht.

Schließlich ist zu beachten, dass nicht nur den Beschäftigten, sondern auch dem Betriebsrat die Aufzeichnungen auf Verlangen vorzuzeigen sind. Ein entsprechendes Einsichtsrecht ergibt sich aus § 80 Abs. 1 Nr. 1 in Verbindung mit Abs. 2 S. 2 BetrVG, da der Betriebsrat die Einhaltung der zugunsten der Beschäftigten geltenden Gesetze – hier dem ArbZG – überprüfen muss und ihm die entsprechenden Unterlagen hierfür zur Verfügung gestellt werden müssen.

Fazit

Der Entwurf enthält – abgesehen von der Pflicht der elektronischen Aufzeichnung – keine echten Neuerungen. Einige offene Fragen beantwortet der Entwurf erfreulicherweise. Schwierigkeiten der praktischen Umsetzung der Arbeitszeiterfassung löst er aber nicht. So bleibt etwa der Umgang mit kurzfristigen beruflichen Tätigkeiten außerhalb der regulären Arbeitszeit nach wie vor ungeklärt. Hierfür wäre eine umfassende Reform des Arbeitszeitrechts erforderlich, mit der der Digitalisierung und Flexibilisierung der Arbeit Rechnung getragen wird. Obwohl eine solche Reform im Koalitionsvertrag vorgesehen und schon lange überfällig ist, bleibt sie gänzlich aus.

Zudem weist der Entwurf an einigen Stellen Unzulänglichkeiten auf. Insbesondere sollte die Vereinbarung von Abweichungen in jedem Fall auch den Betriebsparteien offenstehen. Es bleibt zu hoffen, dass im weiteren Verlauf des Gesetzgebungsverfahrens nachgebessert wird. 

Arbeitgeber sollten das Gesetzgebungsverfahren daher weiterhin aufmerksam verfolgen und sich mit den Möglichkeiten einer elektronischen Zeiterfassung vertraut machen. Unmittelbaren Handlungsbedarf löst der Entwurf für sich genommen nicht aus. Es ist aber nun immerhin erkennbar, in welche Richtung sich die Arbeitszeiterfassung entwickeln wird und welche Herausforderungen für Arbeitgeber sich in Zukunft stellen werden. 

Fußnoten

¹_{Aus Gründen der besseren Lesbarkeit wird durchgehend das generische Maskulinum verwendet; es werden jedoch ausdrücklich alle Geschlechteridentitäten hiervon erfasst.}